Gewoon: ‘met vriendelijke groet’

De rubriek van Japke-d. Bouma in de NRC (‘vraagt door’) vind ik altijd leuk om te lezen, zeker omdat ze nogal eens managementjargon op de hak neemt – ze wordt wel de ‘jeukwoordenkoningin’ genoemd. Die van gister (p. E9) is daarnaast ook nog eens nuttig.  Ze heeft op Twitter gevraagd wat mensen wel en niet geschikte manieren vinden om een mail te onderteken. Dat leidt tot een top 10: 9 manieren waarop het niet moet (onder andere: te informeel, ironisch, archaïsch, afgekort of automatisch gegenereerd), en tot slot de manier waarop wel.

Simpel: ‘met vriendelijke groet’ vindt iedereen prima. Als je bekend met elkaar bent, kun je daar ‘hartelijke groet’ van maken. Maar niet ‘warme groet’ – dat vinden veel mensen vies. En ook niet iets met groeten – want hoe veel zijn dat er dan? 

 

PowerPointLol

Afgelopen vrijdag beweerde ik in een training maar weer eens dat echte leiders geen PowerPoint gebruiken. Daarbij zeg ik vaak als voorbeeld dat je je maar eens moet voorstellen hoe de beroemde ‘I have a dream’-speech van Martin Luther King eruit gezien zou hebben met PowerPoint. Eén van de deelnemers (dank, Romke!) zei toen dat er een grappig filmpje is waar met precies dat idee de draak gestoken wordt, en even googlen leverde het op. Het gaat om de Vlaamse cabaretier Arnout van den Bossche en het is inderdaad hilarisch. Dus, een must-see voor alle PowerPointgebruikers: https://www.youtube.com/watch?v=QRn9mIX9-BI 

Symposium stijl (2): op de agenda

In mijn vorige post over het inspirerende symposium van vorige week kondigde ik het al aan: ik had in de aanloop bedacht wat voor soort stijl-onderzoek ik nuttig zou vinden voor mijn praktijk. Ik zou graag een oplossing zien voor de volgende drie praktijkproblemen:

  1. Ik zie schrijvers veel tijd besteden aan formuleringsdingetjes waarvan ik denk: het sop is de kool niet waard – en idem dito hun leidinggevenden, en daar klagen die schrijvers over. Dus dat hun leidinggevende hun tekst overneemt en verandert. Ze vinden het frustrerend en zien ook vaak het nut niet. En ik moet zeggen: ik soms ook niet. De leidinggevenden klagen wel eens over hoe veel tijd het redigeren kost. Ik denk dan wel eens: doe het dan niet. Maar dat nemen ze niet zomaar van me aan. 
    Dit vraagt om normatief stijlonderzoek. Ik heb vragen als: hoe scheid je hoofd- en bijzaken als je redigeert? Dus stel, je hebt als schrijvende professional of dienst baas een uur om een rapport van vijf pagina’s af te redigeren. Wat kun je dan het beste doen, en wat kun je laten? Wat zijn ‘must-have’s’ en wat zijn ‘nice-to-have’s’? Waar doe je de lezer echt een plezier mee? 
  2. Schrijvers maken in hun hoofd allerlei keuzes die resulteren in de zinnen. Wat doen ze dan eigenlijk precies, en hoe komt het dat er dan bij de een betere zinnen uitrollen dan bij de ander? En hoe kun je dat beïnvloeden? Ik weet bijvoorbeeld van onderzoek naar het effect op stijl van baan-onzekerheid en laatst las ik nog een introspectief blog over ego en stijl. Er zijn allerlei strategische en tactische overwegingen onderzocht, onder andere van beleidsschrijvers.
    Maar er is ook nog veel niet bekend. En dat vraagt dus om ‘productief’ stijlonderzoek: hoe formuleren schrijvers eigenlijk, en hoe leren ze dat?
    Ik zou bijvoorbeeld wel benieuwd zijn naar wat iemand bezielt die vindt dat hij niet altijd mag schrijver, er ten alle tijden van maakt en dan dus drie spelfouten maakt. Of: welke rol spelen alle mag-niet’s en moeten’s
  3. Ik zou graag meer nuance zien in het maatschappelijk stijldebat. Ik heb zelf als stokpaardje de lijdende vorm, en ik kan me groen en geel ergeren aan wat voor soort ongefundeerde en ongenuanceerde adviezen mijn vakgenoten daarover geven, in trainingen, op blogs en in handboeken. Er gaapt een kloof van jewelste tussen wetenschap en praktijk op dit gebied – het meeste schrijfadvies is in de verste verte niet ‘evidence based’. Deels is er nog onvoldoende evidence (daar gaan de vorige twee punten over), maar deels zal het veel praktijkmensen worst wezen.
    Alhoewel… worst wezen? Het is ook zo dat de wetenschap de praktijk onvoldoende bereikt. Ik heb vooral bij Tekstnet wel gezien dat er veel tekstschrijvers zijn met een enorme kennishonger. Een dankbaar publiek, lijkt me. En ik heb vrijdag ook nog gezegd dat wetenschappers ook wel wat vaker op zo’n blog mogen reageren. Iets meer ‘opvoeden’. In die zin is dit punt eigenlijk helemaal geen apart onderzoeksonderwerp. Maar het staat wel hoog op mijn wensenlijstje.

De punten vonden weerklank, soms uit verrassende hoek, want vanuit het primair en secundair onderwijs werden de eerste twee herkend – of omgekeerd, dat ik herkende wat zij zeiden. Punt 3 heeft de belangstelling van het VIOT-bestuur, en dan ook in omgekeerde zin: de wetenschap zou graag meer horen wat voor vragen er leven in de praktijk. Zo kon ik dus mijn wensen wel kwijt. Er waren ook andere agendapunten natuurlijk – het onderzoek moet vooral ook zijn eigen weg gaan. Niet voor niets schreef ik maandag al over de onverwachte vruchtbaarheid van de meer theoretische bespiegelingen. 

Ik ben benieuwd hoe het verder gaat. Ik verwacht niet dat de wetenschap ‘even’ antwoord gaat geven op mijn vragen, en voor het derde punt geldt dat beide partijen het als liefhebberij moeten doen: voor de wetenschappers is het geen onderzoek en de praktijkmensen krijgen er niet voor betaald. Zeker niet in eerste instantie. Maar het levert vast wel wat op.

Symposium over stijl (1): inspiratie

Afgelopen vrijdag ben ik naar de eerste bijeenkomst, een ‘mini-symposium‘, geweest van de werkgroep stijl, een nieuw samenwerkingsverband vanuit de wetenschap waarin onderzoekers samenwerken – en waarbij praktijkmensen welkomzijn. Ik was blij om uitgenodigd te zijn, ik neem aan op grond van mijn proefschrift over de lijdende vorm en omdat ik ook in de praktijk met stijl bezig ben – vorige week postte ik er nog over.

Ik vond alleen al de aanloop naar het symposium inspirerend, want op het programma stond agendasetting en daardoor ging ik nadenken over wwat voor soort stijl-onderzoek voor mijn praktijk nuttig zou zijn. Ik kon dat inderdaad op de agenda krijgen, het sloot aan bij andere ideeën – maar daarover een andere keer meer. 

Het symposium bestond uit vier lezingen, variërend van verslag van empirisch onderzoek naar de stijl van webcare tot meer meta-achtige beschouwingen over stijlonderzoek. Dat laatste klinkt nogal fundamenteel en theoretisch, maar frappant genoeg leverde het inzichten op waar ik in de praktijk wat mee kan. Het ging vooral om twee spijkers op hun kop, zal  ik maar zeggen, en die werden geslagen door Henk Pander Maat:

  • Er is geen rechtstreekse relatie tussen een tekstkenmerk en een bepaald effect op de lezer. Dat herken ik meteen – het is waar ik op doel als ik het heb over het ‘vermaledijde’ passief: het passief (tekstkenmerk) is niet altijd ‘slecht’ voor de lezer. Henk had een model waarin de relatie tussen tekstkenmerk en effect werd ‘gemedieerd’ door enerzijds een bepaalde voorstelling van de wereld (‘construal‘) en anderzijds door een voorstelling van de communicatiesituatie. Bovendien spelen bijvoorbeeld context en genre er ook een rol in. Dat is een abstract en theoretisch model, maar het drukt wel precies uit waarom zo veel schrijfadviezen (‘vermijd het passief!’) te ongenuanceerd zijn. 
  • Wat vaak stijl genoemd wordt, is eigenlijk inhoud. Henk zei dat dat vrij terloops naar aanleiding van de stijldimensie concreet versus abstract. Ik moest er even over denken – het is juist een dimensie die ik vaak aan de orde stel. Maar inderdaad: zodra ik me een paar voorbeelden herinnerde, realiseerde ik me dat het dan wel degelijk eigenlijk gaat over een concretere inhoud. Bijvoorbeeld: in een casus die ik regelmatig doe bij een opdrachtgever formuleren de deelnemers de hoofdboodschap wel als ‘Volgend jaar wordt de cash flow negatief’ en dat vind ik dan te abstract voor mensen op de werkvloer, maar eigenlijk bedoel ik dan dat de inhoud te ver van hun bed is: te bedrijfseconomisch. ‘Als er niets verandert, gaat het bedrijf failliet en raken jullie allemaal je baan kwijt’ is geschikter. 
    Zelfs voor het passief geldt dat er vaak inhoud in het geding is. Als ik het oneens ben met te simpele ‘maak actief’-adviezen is dat veelal omdat de inhoud dan verandert. Als je van ‘de kantine wordt gesloten’ maakt ‘de directeur sluit de kantine’, dan heb je ineens een zin die over de directeur gaat, en dat is andere inhoud. Ook een leuk voorbeeld, nog even aangehaald door Henk trouwens (die kent mijn proefschrift), is het verschil tussen ‘hij werd aangereden door een auto’ en ‘een auto reed hem aan’, waarvan de tweede zin meer klinkt alsof de aanrijding expres was. Dat is dus ook niet zomaar alleen een stijlverschil. 

Beide inzichten geven me handvatten om stijlverschijnselen uit te leggen aan ‘mijn’ schrijvers. Daar ben ik blij mee. Een leuke, nuttige en inspirerende middag dus, waarin ik ook weer eens een boel bekenden uit de wetenschap sprak. Ook nog eens op een mooie plek: de Sterrenwacht in Leiden (foto van hun website):

SterrenwachtWordt vervolgd – hopelijk. Die intentie was er in elk geval wel! 

Te veel bordjes

Ik heb het op dit weblog regelmatig over verkeers- en andere borden, als een soort hobby op het gebied van een andere vorm van schriftelijke, nouja, gedrukte communicatie. Ik keek op van het nieuwsbericht van vandaag, over hoe veel borden overbodig zijn. Ik vind het wel herkenbaar, hoor: mijn vorige bordjes-post hier ging ook over door al die bomen, uh, borden het bos niet meer zien! 

Zullen zou overbodig zijn

Ik maak nogal eens mee dat een schrijver het werkwoord zullen niet mag of wil gebruiken, omdat dat overbodig is. Overbodig zou zijn.  

Pun intended.

Ik bedoel: als ik hierboven schrijf dat het werkwoord zullen overbodig is, lijkt het net alsof dat inderdaad zo is, alsof ik het ermee eens ben. Door er zou zijn van te maken, laat ik mijn twijfel doorklinken. En precies dat is de functie van zullen, naast het uitdrukken van de toekomst. Nouja, uitdrukken van de toekomst zit in dezelfde hoek, want over die toekomst zijn we nooit helemaal zeker. Zullen is meer een hulpwerkwoord van modaliteit dan van tijd. 

En ja, bij al te veel zullen klinkt er dus mogelijk al te veel twijfel en voorbehoud door in een tekst. Dan wordt het slappe hap. Maar dat wil niet zeggen dat je zullen nooit mag gebruiken. Het heeft een nuttige communicatieve functie.

Dit voorjaar zag ik een tekst waarin ik het tijdsverloop niet begreep. Het was een beleidsplan, ze waren al met sommige dingen bezig, maar andere dingen gingen ze beginnen. Dat stond allemaal in dezelfde recht-toe-recht-ane tegenwoordige tijd, en dus waren die twee soorten activiteiten niet goed van elkaar te scheiden. ‘Zet er zullen bij’, zei ik, maar voor de leidinggevende van de schrijver was dat woord absoluut taboe. Jammer-jammer. Zullen is een hartstikke nuttig werkwoord.

(Even terzijde – heb ik op dit weblog al eens verteld over die baas van een bedrijf van wie zijn mensen geen als mochten gebruiken? Groter als was er bij hem uitgeramd, en om zeker te zijn dat niemand van zijn medewerkers die ‘domme’ fout zou maken, had hij als maar helemaal in de ban gedaan. Zijn medewerkers moesten zich in bochten wringen om alternatieven te bedenken voor even groot als. Daar moet ik altijd aan denken als ik met dit soort schrijfdogma’s bezig ben.)

Vorige week besprak ik de kwestie zullen met een ander team, aan de hand van acht voorbeeldzinnen die ik uit een rapport van hen had gehaald. Mij hadden ze tijdens het gewone lezen niet gestoord, maar <control-F> speurde ze allemaal haarfijn op. In totaal nog wat meer, een stuk of twaalf, op 15 pagina’s tekst.

Wat mij betreft konden de meeste zullens wel weg, maar hoefde dat niet per se. Op zich is korter en krachtiger fijn, maar ik zei ook: jullie hebben met je tijd wel andere dingen te doen dan op dit niveau je tekst finetunen. 

We zagen inderdaad ook die disclaimer-achtige functie van zullen. Daarin schoten sommige zinnen mogelijk inderdaad wat door. Het ging namelijk om een raming van toekomstige aantallen van iets, en als er dan in één zin stond dat ‘de verwachting is dat het getal waarschijnlijk zal stijgen’, dan waren dat wel heel veel slagen om de arm: de verwachting, waarschijnlijk, en zal. Daarvan kan er dan echt wel minstens eentje weg. Maar niet allemaal, dat zie je meteen ook, dan doe  je een uitspraak over de toekomst die veel te stellig is: ‘het getal stijgt’.

En nogmaals: ja, er kunnen in zo’n zin één à twee disclaimers weg, Maar als het redigeren op dat niveau van 15 pagina’s tekst je een aantal uren kost, zou ik zeggen: laat maar. Zo belangrijk zijn zulke details van de formulering niet. 

 

Lees!

Mooie column van Harald Merckelbach in de NRC van afgelopen zaterdag (W2). Onder de kop ‘Waarom zou je überhaupt boeken lezen?’ begint Merckelbach met slecht nieuws: 70 % van wat je leest is binnen een dag al niet meer uit je geheugen op te graven. Je leest vooral voor de vergetelheid. 

Maar, zo schrijft hij, lezen van boeken verbetert je taalvaardigheid. Het is goed voor je woordenschat en je grammaticale behendigheid. Je gaat daarvan steeds beter lezen, maar ook beter schrijven. Literaire fictie is het allerbeste.

Zijn pleidooi is vooral gericht op studenten. Hij schrijft:

Als academici geachte worden één ding redelijk te beheersen dan is het schrijven: beleidsnota’s, ,vonnissen, notulen, verwijsbrieven, wetsteksten en zo meer. Cursussen in academisch schrijven kunnen studenten onmogelijk van deze (…) competentie voorzien. Daarvoor zijn zulke cursussen te incidenteel. Er is maar één begaanbare route naar duidelijk schrijven en dat is veel lezen.

Ik ben het daar zeer mee eens. Door lezen ontwikkelt zich zelfs iets wat bij mijn weten in geen enkele schrijfcursus kan worden aangeleerd, en dat is gevoel voor schrijftaalzinnen. Ik heb bij eerstejaars studenten wel schrijfwerk aangetroffen waarvan ik dacht: ze hebben geen flauw idee van wat een fatsoenlijke schrijftaalzin is, en ik kan ze dat niet uitleggen. Het enige wat helpt, is veel lezen. Goede dingen lezen.

Twee kanttekeningen:

  • Cursussen academisch schrijven bereiden sowieso niet goed voor op schrijven in de praktijk; ze kweken vaak juist verkeerde gewoontes aan, zoals langdradigheid en navelstaarderij (je leert in de wetenschap je eigen proces rapporteren in plaats van een boodschap overbrengen). 
  • Grammaticale behendigheid door lezen – ja. Maar niet alle schrijfvaardigheden knappen automatisch op van veel lezen. Mij valt op hoe weinig ‘transfer’ er is binnen één persoon van lees- naar schrijfervaringen. Bijvoorbeeld: als lezer hebben ze hun teksten graag allemaal kort en overzichtelijk, als schrijver willen ze vooral volledig zijn. In mijn trainingen ben ik blij als ik het schot tussen lees- en schrijfervaring weet te slechten. 

Belangrijk instrument hapert

… maar gelukkig is dat tijdelijk. Ik ben mijn stem kwijt! Nouja, hij doet het wel een beetje weer, maar dat voelt nog bepaald niet fijn. Ik ben sinds een week verkouden, het leek niks voor te stellen, maar donderdag nam het virus mijn strottenhoofd in bezit, zo voelde het. Donderdagmiddag heb ik nog wel een training gegeven, dat ging wel, maar het voelde alsof ik met mijn stembanden aan het gewichtheffen was.

Vrijdag was mijn stem foetsie en moest ik mijn werk voor die dag afzeggen. Misschien maar beter ook dat dat zo duidelijk was, want ik kreeg in de loop van de middag zelfs lichte koorts. Nou moe! 

Inmiddels ben ik alweer aan de beterende hand. Maar ik ben nog hees en praten is inspannend. Gelukkig heb ik twee werkdagen zonder veel praten, zodat ik mijn stembanden nog veel rust kan geven. Want ik ben me er wel van bewust dat ik voorzichtig moet zijn met mijn stem. Ik heb hem voor mijn werk maar al te hard nodig.

Formuleer weloverwogen

Wat mij betreft zijn er voor stijl geen absolute moetens en mag-niets. Die vermaledijde lijdende vorm bijvoorbeeld – ik weet, wellicht als geen ander, dat die ook vaak functioneel is. Het gaat erom dat je goede keuzes maakt.

Laatst had ik nog z’n voorbeeld bij de hand. De officiële lezer van een adviesrapport is niet altijd degene die de adviezen uit moet voeren. Een adviseur schrijft bijvoorbeeld voor het MT of voor een bewindspersoon, de uitvoerders zitten lager in de hiërarchie of zijn de ambtenaren. Een gebiedende wijs gebruiken voor de adviezen is dan eigenlijk een beetje gek: je spreekt de lezer aan alsof die het moet doen. 

Voor die gebiedende wijzen zijn alternatieven. In een rapport stond bijvoorbeeld geadviseerd: ‘Werk de eisen uit’, ‘Onderzoek de alternatieve mogelijkheden’ en ‘Optimaliseer het systeem’. Daar kun je iets van maken als ‘

We adviseren u de volgende activiteiten te laten ondernemen: het uitwerken van de eisen, het onderzoeken van de alternatieve mogelijkheden en het optimaliseren met het systeem.

Dan zijn de gebiedende wijzen vervangen door naamwoorden (naamwoordstijl, ook vaak verguisd maar ook vaak functioneel). 

Ik besprak dit alternatief laatst met een groepje adviseurs en die merkten – terecht – op dat je zo wel twee dingen ten nadele verandert:

  • De formulering met de naamwoorden is minder krachtig dan die met de gebiedende wijzen
  • De zinnen met de naamwoordstijl zijn lastiger te begrijpen.

Klopt allebei. Wat je kwijtraakt door het veranderen van het werkwoord in een naamwoord is het werkwoord als ‘spelverdeler’ in de zin. Aan de hand van het werkwoord weet je wat wiens rol is in de zin: het onderwerp van het werkwoord is de handelende persoon, het lijdend voorwerp is het object van de handeling, eventueel is het meewerkend voorwerp de ‘ontvanger’ van de handelig, en de rest is ‘perifeerder’. Dat bepaalt het werkwoord en dat is fijn: krachtig en begrijpelijk.

Wat mij betreft is het dus een keuze: wil je krachtig en eenvoudig schrijven, kies dan voor gebiedende wijzen. Wil je de lezer alleen aanspreken op wat hij/zij echt moet doen, gebruik dan naamwoorden.

Wat je ook doet: formuleer weloverwogen.

 

Ook welke verandert niet

Vorige week schreef ik over de geringe veranderingen op het gebied van zakelijk presenteren. Wat ook amper verandert, is het gebruik van onnodige schrijftaal. Sterker nog: in mijn waarneming rukt die weer op. De laatste tijd valt het gebruik van welke in plaats van die me erg op (zie dit advies) – wat wel de ‘verwelking‘ genoemd wordt. Ik heb er in een maand tijd zeker vijf keer wat van gezegd, en dat was soms ook tegen jonge mensen. En meer dan eens ook nog eens omdat het niet alleen onnodig stijf en formeel was, maar ook ronduit grammaticaal fout, want verwijzend naar een het-woord….

Tsja, het is deftigdoenerij en dat is vast van alle tijden, maar als je dan fouten maakt, val je wel erg door mand. Net zoals te(n) alle(n) tijde(n) gebruiken in plaats van altijd en daar dan drie spelfouten in  maken… Schrijf alsjeblieft gewoner – zoals je het zegt!