Schrijfboek blijkt taaie kluif

Via een weblog over schrijven in organisaties was ik geattendeerd op het boek Several short sentences about writing van Verlyn Klinkenborg. Het klonk interessant, dus ik heb het boek gekocht en ben eraan begonnen. Ik ben tot ongeveer de helft gekomen, en toen heb ik het opgegeven. Er staan hartstikke interessante en vernieuwende ideeën over schrijven in, maar ik vond het lezen een veel te taaie kluif. En daarom geloof ik die ideeën ook niet zo.

Het boek ziet er helemaal zo uit, dit is een willekeurige pagina:

severalshortsentences

 

Elke zin begint aan de kantlijn, en soms springt de zin zelfs middenin naar de kantlijn, zoals achter een komma. Er is verder geen hiërarchie of indeling, niet anders dan de witregels tussen de alinea’s en die streep om inhoudelijke blokken van elkaar te scheiden. Maar die hebben verder geen naam of inleiding of wat dan ook.

Met deze manier van schrijven denk ik dat Klinkenborg schrijft volgens zijn eigen uitgangspunt: de taak van de schrijver is het maken van zinnen. Niet meer en niet minder dan dat. Je bedenkt een zin, schrijft hem op, en gaat dan door naar de volgende zin. Dat is alles.

Dat is een interessante gedachte, en in het uitwerken ervan zegt Klinkenborg ook nog een boel andere interessante dingen, die ook nog eens ingaan tegen veel gevestigde kennis. Bijvoorbeeld, dat zie je net in het stuk hierboven, dat je niet mag ‘outlinen’, dus niet vooraf een structuur bedenken. Nou is er inderdaad tegen dat outlinen wel wat in te brengen, onder andere dat je daardoor tijdens het schrijven minder op nieuwe ideeën komt. Maar een tekst is toch echt niet alleen maar lineair, zin-na-zin. En niet elke schrijver komt spontaan met veel denkwerk tot een serie van heldere zinnen waarmee de lezer uit de voeten kan.

Tot zo ver toch nog niks aan de hand. Ik vind het prima om ideeën te lezen waar ik het soms wel en soms niet mee eens ben. Dat was het probleem niet. Nee, ik werd als lezer doodmoe. Van steeds maar dat springen naar de kantlijn. Van steeds opnieuw weer al die brokjes aan elkaar proberen te lijmen. Steeds maar de verbanden zelf in moeten vullen. Daardoor ging ik de schrijver als pedant ervaren: wie ben jij om mij zo weinig tegemoet te komen en me daardoor te vragen me zo in te spannen?

Ik knapte daarop af. Als ik er niet doorheen kom, en ik neem mijn eigen leeservaring serieus, dan zijn er dus lezers die niet uit de voeten kunnen met deze manier van schrijven. En dus is het geen aanbevelenswaardige manier, geen handige didactiek. Als er één inzicht in ontbreekt, is het wel dat lezers verschillen. Sommige lezers, zoals Alison van het weblog Writing in Organisations, spreekt Klinkenborgs stijl aan; andere niet – en zo zijn er wel meer verschillen. Als je je lezers niet door-en-door kent, is het wel zo netjes hen wat meer tegemoet te komen. Vind ik. En dat doe je onder andere door meer verband in je tekst aan te brengen.

Probleem is geen argument voor oplossing

Ik zag deze week een paar keer achter elkaar een zelfde soort argumentatie die erop neerkomt dat er wordt gezegd: X is de oplossing, want Y is het probleem. Dat is dan zoiets als: slik een aspirientje, want je hebt hoofdpijn. Bij zoiets alledaags is dat zelfs al discutabel (alsof er geen andere manieren zijn om met hoofdpijn om te gaan), maar bij wat complexere zaken is de relatie tussen de oplossing en het probleem vaak een heel stuk onduidelijker.

Hoe argumenteer je in zo’n geval wel goed? Nou, als uitgangspunt neem je de argumentatie: Doe X, want dat gaat probleem Y oplossen. Dan moet je natuurlijk vervolgens laten zien dat dat laatste inderdaad het geval is. Dat kan op verschillende manieren. Ik geef twee voorbeelden, de meest frequente, en allebei niet honderd procent waterdicht, maar wel prima bruikbaar:

  • De argumentatie op basis van analogie: Y werkte in soortgelijke gevallen namelijk ook, bijvoorbeeld bij andere maar voldoende gelijksoortige organisaties met een zelfde probleem. Vaak tref je dan de term best practice aan: iets doen omdat het best practice is, is argumenteren op basis van analogie. (een aspirientje werkt ook bij andere mensen goed/het beste tegen hoofdpijn)
  • De argumentatie op basis van afgewogen criteria: de oplossing moet aan drie criteria voldoen; we hebben van vijf opties onderzocht in welke mate ze aan die criteria voldoen, en toen rolde X als beste uit de bus. (criteria zijn bijvoorbeeld een snelle verlichting van de pijn, de oplossing al in huis hebben, en gewoon door kunnen blijven werken)

Als TomTom-meldingen piramidaal geschreven werden…

Erg leuke post op Letters & Links, het blog van Anneke Nunn: wat als TomTom-meldingen geschreven werden door een… en vul dan maar in. Het inspireerde mij tot het schrijven van een piramidale TomTom-melding, twee zelfs: eentje met een waarom-onderbouwing (Minto’s logical argument) en eentje met een hoe-onderbouwing (grouping). Eronder enige uitleg.

Dus, wat als TomTom-meldingen geschreven zouden worden door een adviseur die schrijft volgens het piramideprincipe:

 

1.

Rechtsaf slaan

U bent onderweg van huis naar Delftweg 9 te Rotterdam. U weet echter niet hoe u moet rijden. Uw vraag aan ons was daarom wat de beste route is. Uit ons onderzoek is geleken dat het optimaal is om over 300 meter rechtsaf te slaan. Hieraan ligt de volgende argumentatie ten grondslag:

  • Uw belangrijkste criterium is snelheid.
  • Van alle mogelijke routes naar uw bestemming, is die via de afslag naar rechts over 300 meter de snelste:

- Als u bij die afslaag naar rechts gaat, bedraagt de reistijd 38 minuten.

- Als u bij die afslag rechtdoor gaat, komen er 5 extra minuten bij

- Als u bij die afslag linksaf gaat, komt er ruim een half uur bij.

  • Daarom kunt u het beste over 300 meter naar rechts afslaan

* * *

Wij hebben u met plezier van dit advies voorzien en helpen u graag bij de implementatie ervan.

2.

Rechtsaf slaan

U bent onderweg van huis naar Delftweg 9 te Rotterdam. U weet echter niet hoe u moet rijden om zo snel mogelijk op uw bestemming aan te komen. Uw vraag aan ons was daarom wat de beste route is. Uit ons onderzoek is geleken dat het optimaal is om over 300 meter rechtsaf te slaan. U zet daartoe de volgende stappen:

- Als u de afslag nadert, vermindert u snelheid.

- U geeft richting aan naar rechts.

- U sorteert voor in het rechtervak.

- U slaat af naar rechts.

* * *

Wij wensen u veel rijplezier en zien ernaar uit om u enige tijd na het afslaan van vervolgadvies te voorzien.

——————————————————————————————

Je ziet in deze voorbeelden de volgende kenmerken van een piramidaal adviesrapport (en zie verder vooral ook Adviseren met Perspectief):

  • Koppen en titels bevatten een boodschap, hier de hoofdboodschap in telegramstijl
  • Inleiding volgt stramien situatie – complicatie – vraag – antwoord; dat antwoord is de hoofdboodschap
  • De hiërarchie is zichtbaar: de onderbouwing (argumenten, acties) springen in.
  • De onderbouwing beantwoordt naar aanleiding van de hoofdboodschap ofwel ‘waarom’ ofwel ‘hoe’, dus de basis van de structuur is een impliciete, simpele en eenduidige vraag-antwoorddialoog tussen adviseur en geadviseerde (schrijver en lezer).
  • Beide voorbeelden voldoen aan de hogere eisen aan logica en samenhang: het logical argument volgt Minto’s regels van het volledig uitgeschreven argumentatieschema met dwingende conclusie, inclusief de herhaling van de conclusie in de derde bullet; de grouping is MECE, van gelijk niveau van abstractie en logisch geordend en leidt tot de so what op het niveau erboven.
  • De drie sterretjes en daarna het slotwoord zijn niet zozeer onderdeel van het piramideprincipe, maar zo gaat het wel bij bijvoorbeeld McKinsey: de sterretjes duiden aan dat de piramide daar eindigt, en dan kun je nog wat aardigs zeggen met een mooie vooruitblik.

Uitnodiging seminar Organisaties ont-wikkeld

Ik wil lezers van dit weblog graag uitnodigen voor het (gratis!) seminar “Organisaties ont-wikkeld” dat op 15 oktober van 10 uur tot 17 uur zal plaatsvinden in het studiecentrum van de Open Universiteit in Utrecht.  Dit seminar is de inhoudelijke afronding van de leergang Organisatieverandering en –Ontwikkeling van de OU, die ik afgelopen jaar volgde – ik postte net hiervoor een deel van mijn eindreflectie.

Ik zal zelf een workshop geven over het thema ‘Macht en machteloosheid van de externe adviseur’. Over dat thema wil ik samen met de aanwezigen nadenken, en dat doen we op basis van luchtig bewerkte teksten over enkele van mijn eigen ervaringen met het implementeren van piramidaal schrijven in organisaties.

Andere workshops gaan onder andere over defensieve gedragspatronen in organisaties, de consultant als verandersaboteur, leiderschap in een veranderende omgeving,  complexiteit in relatie tot projectmanagement, lean management en de rol van technologie.

Daarnaast zal hoogleraar Thijs Homan een korte lezing houden over organisatiedynamica.

Ten slotte krijgen mijn studiegenoten en ik een certificaat, en dat wordt natuurlijk gevolgd door een borrel.

Het programma van de dag staat hieronder. Je kunt je aanmelden via mij; ik heb dan ook een routebeschrijving voor je. Wees welkom!

 

Programma

9:30-10:00 Inloop
10:00 – 10:30 Intro, werkwijze en inhoudelijke thema’s
10:30 – 10:45 Inschrijving open space voor workshop ronde 1 en 2
10:45 – 11:55 Workshop ronde 1
12:00 – 13:10 Workshop ronde 2
13:15 – 14:00 Lunch (inschrijving voor workshop ronde 3)
14:00 – 14:30 Korte lezing door Thijs Homan over organisatieontwikkeling
14:35 – 15:45 Workshop ronde 3
15:45 – 16:00 Afsluiting: geleerde lessen en opties voor actie
16:00 – 16:20 Uitreiking certificaten
16:20 Borrel

Beter schrijven is echte organisatieverandering, ook qua geringe maakbaarheid

Bijna twee jaar geleden ontdekte ik dat mijn projecten ter verbetering van tekstkwaliteit ‘eigenlijk’ organisatieverandering zijn. Ze horen altijd bij een bredere verandering die te maken heeft met kwaliteit en klantgerichtheid, en leveren daar een bijdrage aan. Dat geldt vooral voor organisaties van wie tekst het enige tastbare product is dat achterblijft bij hun klanten. Dan heeft anders schrijven immers consequenties voor je werk en je klanten. Juist omdat het bij beter schrijven om meer gaat dan alleen om tekst is het zo moeilijk om de verbetering echt voor elkaar te krijgen, om het piramideprincipe in te voeren bijvoorbeeld. Het mislukt wel eens – of vaak, zelfs. Ook dat is een overeenkomst met organisatieveranderingstrajecten.

Enfin, ik ontdekte toen dus een heel nieuw vakgebied, en dat bleek algauw relevant voor mijn werk en dus heel interessant. Ik heb er sindsdien over gepraat en gelezen, en er een opleiding in gevolgd. Het afgelopen jaar volgde in aan de OU het ‘certified professional program’ Organisatieverandering en –ontwikkeling. Ik heb daar veel van geleerd, en ik ben nu bezig met mijn eindreflectie. Ik wil daar voor dit weblog een thema uithalen: de relatie tussen schrijven en organisatieverandering. De opleiding ging daar niet specifiek over natuurlijk, de vertaalslag heb ik zelf gemaakt.

Schrijven speelde een belangrijke rol in de opleiding, in de vorm van allerlei geschreven opdrachten, maar vooral vanwege de ‘narrative’: een verhalende, reflectieve tekst over een moeilijke situatie in mijn eigen praktijk, die de rode draad vormde door de opleiding, en die ik van allerlei kanten heb geanalyseerd. In dat schrijven kon ik mijn ei wel kwijt, en ik ervoer opnieuw hoe groot de kracht is van reflectief schrijven. Dat is alvast iets waar volgens mij professionals en hun organisaties meer mee zouden kunnen doen, bijvoorbeeld tijdens een ingrijpende verandering. We lazen in de opleiding daar één keer een voorbeeld van, van hoe onderzoekers de managers gevraagd hadden dagboeken bij te houden.

Ook ging het regelmatig over de rol van taal en tekst als symbolen. Wat betekent het als de manager, in pak met stropdas, op een verhoging gaat staan om een Powerpointpresentatie te laten zien over de nieuwe strategie, mogelijk vol met bobotaal? En hoe wordt zo’n presentatie ontvangen? Daarop heeft die manager geen grip, en hij komt er ook niet makkelijk achter hoe de medewerkers er werkelijk over denken, want dat vertellen ze alleen aan een groepje vertrouwelingen, bij het koffieapparaat bijvoorbeeld. Die kloof tussen de managementintenties en de betekenisgeving daaraan door de medewerkers maakt verandering weinig maakbaar, veel minder maakbaar dan managers en consultants elkaar willen laten geloven. Dat heet ook wel de managementparadox: je bent verantwoordelijk voor iets waar je geen controle over hebt.

Dit soort kritische inzichten speelden een belangrijke rol in de opleiding. We lazen daartoe  (pittige!) artikelen uit postmodernistische hoek. Ik vond dat leerzaam, interessant en nuttig – maar het betekende ook dat het hoe langer hoe moeilijker werd om nog te praten over ‘de’ rol van schrijven in organisaties. Dat inzicht kwam bij mij ongeveer halverwege de opleiding, en tegelijkertijd had ik een paar moeizame projecten bij mijn opdrachtgevers: projecten die me met de neus op de feiten drukten van de geringe maakbaarheid en mijn beperkte invloed als externe trainer-adviseur die af en toe een paar uurtjes langskomt. Ik ben scherper geworden in het laten nemen van mede-verantwoordelijkheid door mijn opdrachtgevers, maar ook dat is bepaald geen succes gegarandeerd.

Met het besef van de geringe maakbaarheid gingen mijn aanvankelijke plannen om een boek te schrijven over schrijven als instrument bij organisatieverandering overboord. Tegelijkertijd kakte de opleiding helaas nogal in: na een intensief en leerzaam half jaar volgde een wel heel erg kabbelend tweede half jaar. Al dat schrijven was wel leuk, maar als de meerderheid van de opdrachten niet gelezen wordt en het een half jaar duurt voordat de feedback op de minderheid komt, tsja, dan zakt de energie wat weg, zal ik maar zeggen.

Maar er ontstond gaandeweg bij mij wel ruimte voor iets nieuws: voor anders kijken en werken in mijn groepen, voor zien wat er dan wel gebeurt als het niet gaat zoals gepland, voor meer begrip voor mijn soms ogenschijnlijk zo onwillige deelnemers, voor meer zicht op de rol van macht in mijn projecten, enzovoort. Een van de nieuwe mogelijkheden die ik ook al wel benut heb is het gebruiken van mijn ervaringen met de organisatie als input voor organisatiediagnose. Want wat er in mijn gesprekken en bijeenkomsten gebeurt, is vast niet toevallig. Bovendien kom ik op veel verschillende plekken en ik kan dus vergelijken met andere organisaties.

Een voorbeeld: bij een opdrachtgever zei de ene medewerker na de andere tegen mij, vooral in informele onderonsjes bij de koffie, dat hun werk wel ‘heel erg complex’ was, en dat legden ze dan uit. Complex was het inderdaad, maar in mijn ogen niet complexer dan dat van de andere mensen met wie ik werk. In deze organisatie hangt dus de ‘betekeniswolk’ (een term van Thijs Homan, de hoogleraar van de opleiding, wiens werk ik inspirerend vind en naar deze opleiding toe heeft gelokt) ‘ons werk is heel complex’. Wat betekent dat? Binnenkort praat ik daarover verder met mijn opdrachtgever.

Inmiddels ben ik bezig met de afrondende opdrachten: eindreflectie (waar dit een onderdeel van is) en eindpresentatie. Het thema van  mijn eindpresentatie is de macht en machteloosheid van de externe adviseur. Ik ga drie voorbeelden geven van situaties waarin ik me machteloos voelde en het project het beoogde doel niet bereikte. Die voorbeelden heb ik in een aantal schrijfrondes uitgewerkt tot een dialoog, monoloog en Powerpointpresentatie. Leuk om er mijn schrijfcreativiteit in kwijt te kunnen, en ik merkte dat de scherpe kantjes van die misluk-ervaring af gingen door er zo mee bezig te zijn. Inmiddels kan ik zelf om elk van die drie situaties lachen, en ik hoop dat het publiek van mijn eindpresentatie dat ook gaat kunnen. Daar kom ik nog op terug.

Overigens: wie wil, is welkom op het slotsymposium van de opleiding. Zie daarvoor mijn volgende blogpost.

Over hoe je niet moet adviseren

Ik werd vorige week geattendeerd op de reclames van Klaverblad verzekeringen. Die nemen niet alleen de eigen concurrenten op de hak, maar ook adviseurs. Leuk om er vanuit dat perspectief naar te kijken: je ziet verschillende types consultants op verschillende, maar allemaal heel gladde en simplistische, manieren een ‘fout’ advies presenteren. Erg grappig – als voorbeeld van hoe het níet moet!

Helderheidsinzichten

Vandaag weer eens een leestip, namelijk een weblog dat zeer de moeite waard is: de ‘insights’ van Clarity College. Ik ken Davina van Clarity College, we hebben een vergelijkbare achtergrond, en ik weet wat voor werk ze doen, dat dat nauw verwant is aan het mijne, en dat het goed werk is. Kijk maar alleen al naar de meest recente post, die van 1 september: helemaal mee eens dat verschillende publieken met een andere kijk of strategie het nodig maken twee verschillende verhalen te vertellen. Tussen neus en lippen door laten de uitgewerkte structuren ook zien hoe je een vergelijkbare boodschap onderbouwt met waarom (de eerste) of met hoe (de tweede), en wat dat betekent voor het verhaal. Van harte aanbevolen!

Over de diversiteit van spreken in het openbaar

Afgelopen woensdag was ik bij de jaarlijkse bijeenkomst van het Agile Consortium. Het thema was ‘spreken in het openbaar’. Ik hield er zelf een workshop en ik woonde de lezingen en enkele andere workshops bij. Ik vond het een erg geslaagde dag: ik voelde me wel thuis tussen de ‘agilisten’. Ik ervoer hen als prettige mensen, zowel om mee te werken als om mee te verkeren tijdens lunch, diner en koffie en dergelijke: bereidwillig, slim en open.  Oftewel: weinig blabla, geen verborgen agenda’s, wel hard werken en gesprekken die echt ergens over gingen.

Mijn eigen workshop ging goed, vond ik. Het was deels een experiment: in nog geen anderhalf uur de deelnemers de basis van het piramideprincipe bijbrengen én meteen toepassen op echte data, relevant in het hier-en-nu. Die data bestonden eruit dat de deelnemers feedback gaven aan de organisatie op basis van hun ervaringen met het eerste deel van de bijeenkomst. Normaal gesproken gaan daar meerdere trainings- en coachingssessies overheen, zal ik maar zeggen. Het lukte, of althans: bijna. We hadden nog net geen goede hoofdboodschap toen we moesten stoppen, maar als we een kwartier meer hadden gehad, waren we er wel uitgekomen, en de deelnemers hadden een goede indruk van hoe deze manier van logisch, helder en publieksgericht denken over je materie werkt.

Van de andere lezingen en workshops heb ik vooral de indruk overgehouden dat ‘spreken in het openbaar’ een enorm breed veld is, en dat eigenlijk geen enkele benadering, geen enkel boek, het helemaal afdekt. Ik zat gaandeweg te denken: wat als we eens met een heleboel deskundigen bij elkaar zouden komen om toch tot één ding te komen… samen met specialisten in stem, uiterlijk/kleding, theater/toneel, retorica, debatteren, powerpoint en andere visuele hulpmiddelen, storytelling, formuleren, structureren, stijlmiddelen en noem maar op. en dat dan over genres zo divers als TED, massamedia, één-op-één, zakelijke presentaties, politieke speeches, gelegenheidstoespraken, dik voorbereid of juist geïmproviseerd…

Ik snuffelde die dag weer aan van alles en nog wat, en dat was inspirerend. Ook soms om te zien hoe iets niet moet – want dat blijft het leuke aan mijn vak: als het me niet meer kan boeien wat iemand zegt, kan ik altijd nog kijken naar hoe hij of zij het zegt, en daarvan leren hoe ik het zelf wel of niet wil doen. Al is ook dat heel divers, ik bedoel: bij het bespreken van voorbeelden viel me een paar keer op hoe verschillend mensen iets kunnen beleven, en dus ook hoe zeer smaken verschillen. Ik blijk duidelijk licht-allergisch te zijn voor gladde, snelle babbel (‘Amerikaans’), en een vrij sterke structuurbehoefte te hebben. Dat laatste is wellicht een beetje beroepsdeformatie ook, met al die aandacht voor structuur en de grote lijn vóór de details in mijn werk. Het eerste, op dat punt kwam ik dus in het contact met de agilisten zeer aan mijn trekken. De dag ging écht ergens over, en ik kijk er dan ook met plezier op terug.

Klare taal of niet?

Via de LinkedIn-groep over Begrijpelijke Taal werd ik geattendeerd op een artikel in Binnenlands Bestuur over de vraag of eenvoudig taalgebruik in alle overheidsteksten mogelijk is. Het eindigt nogal open, vind ik, maarja, misschien is dat ook wel terecht en is de discussie nog onbeslecht. Ik ben overigens wel geneigd mee te gaan met de geïnterviewde hoogleraar uit mijn vakgebied Carel Jansen: eenvoudig is niet altijd mogelijk of wenselijk. Begrijpelijke taal wel, maar begrijpelijk voor wie? De ene lezer kan nou eenmaal meer hebben dan de ander.