Het schrijfmisverstand

Afgelopen zaterdag stond er in NRC (Economie, p. 8/9) een stuk over de nieuwe accountantsverklaringen. Die worden langer en gaan meer uitleggen wat de accountant precies gedaan heeft. Ze zijn in het leven geroepen vanwege de vele schandalen die het vertrouwen in de beroepsgroep ondermijnden. Daarom komt onder andere aan de orde met welke foutmarge de accountant werkt, hoe hij naar welke bedrijfsonderdelen heeft gekeken en wat de speciale aandachtspunten zijn geweest. Dat moet een beter beeld geven van hoe de rest van het rapport en de goedkeuring van de jaarcijfers te interpreteren zijn.

Aan het eind gaat het over het schrijven van die nieuwe verklaringen. Geen makkelijk klusje, volgens de geïnterviewde accountants van KPMG en PwC, er gaat makkelijk dertig tot veertig uur in zitten Dan volgt dit slot:

Ondanks al die moeite nodigen de schrijfsels van de accountants nog steeds niet erg uit tot lezen. Het zijn taaie documenten vol technisch jargon. Wíllen ze wel gelezen worden? ‘Dat is wel de bedoeling’, zegt De Ridder [ die van PwC ]. Maar het is ‘best een kunst’, zegt hij, om alles ‘in janboerenfluitjestaal’ uit te leggen.

Sommige dingen, zegt accountant Kort [ van KPMG ], zijn nou eenmaal ingewikkeld. Als voorbeeld noemt hij het boekhoudkundige begrip goodwill – het verschil tussen wat een bedrijf nu waard is en wat er in het verleden voor is betaald. De verklaring moet wel ‘recht doen aan die complexiteit’, vindt Korf. ‘We maken geen magazine’.

Ik lees daarin een groot en veelvoorkomend schrijfmisverstand: om een tekst aantrekkelijk te maken voor lezers, moet-ie in janboerenfluitjestaal/Jip-en-Janneketaal/B1 enzovoort geschreven worden. Oftewel: lezergericht schrijven is een kwestie van een eenvoudige stijl.

Nee – lezergericht schrijven, sowieso maar zeker in de zakelijke dienstverlening, begint met een besef van het belang dat de lezer heeft bij je tekst. Waarom leest-ie je tekst eigenlijk? Waarom zou die dat moeten dan wel willen? Daarover gaat het in dat hele artikel niet, en dat is het probleem: die teksten worden helemaal niet geschreven vanuit het belang van de lezer. Die nieuwe accountantsverklaring dient maar één doel: het oppoetsen van het bezoedelde blazoen van accountants, de schrijvers. Wat heeft een lezer eraan, wat koopt die ervoor? Niets. Zeker niet op korte termijn; misschien heeft zo’n verantwoording nut als er later gedonder komt. Maar dan is het waarschijnlijk algauw voer voor juristen.

Al schrijf je nog zo eenvoudig, als een lezer geen belang heeft bij de tekst, leest-ie ‘m niet. En dat is het ware probleem van de accountantsverklaringen. Want een béétje ingevoerde lezer heeft helemaal geen moeite met goodwill, een begrip dat dit stuk in nog geen twintig woorden uitlegt. Dus dat kan in die verklaring ook. En lezers van accountantsverklaringen zijn sowieso geen doetjes, hè, die zijn Jip en Janneke echt al lang ontstegen.

het probleem is dat er weliswaar zeker lezers zullen zijn die graag precies willen weten wat de accountant gedaan heeft, maar dat het de grotere groep weinig zal interesseren zo lang alles maar goedgekeurd is. En die zullen dus selectief lezen. En zelfs bij grote interesse en alles lezen geldt: papier is niet zo heel goed in het herstellen van vertrouwen. Ik vraag me daarom af of de dertig tot veertig uur gaan lonen.

 

Tweeluik goede boeken deel 2: het beste stijlboek

Het tweede goede boek uit het tweeluik: The sense of style. TCover boekhe thinking person’s guide to writing in the 21st century is voor tweederde het beste boek over stijl dat ik ooit gelezen heb. Die andere derde, die gaat eigenlijk niet over stijl, maar over goed/fout-kwesties. Die heb ik doorgebladerd en dat was best leerzaam en vermakelijk, maar soms ook iets ver van mijn bed omdat het over Engels gaat. En correctheid vind ik sowieso minder interessant dan stijl in engere zin.

In de eerste tweederde van het boek benadrukt Pinker iets waar ik het zeer mee eens ben maar wat ik nooit ergens zo helder uitgelegd heb gezien: dat stijl lijdt onder de curse of knowledge, de neiging van mensen om aan anderen een te groot deel van onze eigen kennis toe te schrijven. Als iets voor jou dagelijkse kost is, kun je je bijna niet voorstellen dat een ander er niks van begrijpt. Voor schrijvers betekent dat dat zij geneigd zijn om hun lezers te overschatten. Vandaar dat ze hen overladen met lange, ingewikkelde, impliciete en abstracte zinnen. Voor henzelf zijn die geen probleem. En dat dat voor de lezer anders is, dat komt niet bij hen op.

Voilà, het probleem van schrijven in een notedop. Niet alleen qua stijl, maar ook qua structuur en inhoud. Pinker slaat de spijker op zijn kop, en doet dat op meeslepende, heldere, doortimmerde en humoristische wijze (leuke cartoons!). Hij laat daarmee ook zien waarom standaard schrijfadviezen en -oefeningen zo weinig effect hebben: je kunt daaruit wel leren dat je de lijdende vorm en de naamwoordstijl moet vermijden en verbindingswoorden moet gebruiken, maar waarom zou je, als je inschat dat de lezer je toch wel begrijpt? Het échte probleem zit dieper dan in het herformuleren van zinnetjes. Als je de lezer maar écht voor ogen hebt en niet overschat, lost veel zich op.

Ik denk dat Pinker ook wel een beetje in zijn eigen valkuil stapt in hoofdstuk 4, als hij daar een stoomcursus generatieve grammatica geeft. Mij lijkt die niet te volgen voor lezers zonder taalkundige bagage, en het is ook niet nodig voor fatsoenlijk schrijven om precies te kunnen ontleden.

Ik vergeef dat Pinker graag – daarvoor dacht ik te vaak ‘ja, precies, zó zit het’ tijdens het lezen. En daarvoor leerde ik er ook te veel van. Om maar iets te noemen: ik weet voor mijn eigen schrijven dat ik op moet passen met voor elk bijvoeglijk naamwoord heel of zeer zetten. Dat geeft inflatie aan die termen, als niks gewoon ‘groot’ is, maar meteen ‘heel groot’. Pinker legt dat anders uit, dat was nieuw voor mij en het klopt, denk ik: als je ‘groot’ zegt, is dat absoluut; maak je er ‘heel groot’ van, dan is er ineens een schaal van grootheid. Dat maakt ‘heel groot’ dus relatief, en juist zwakker dan alleen ‘groot’. Want als iets ‘heel groot’ is, dan kan het vast ook nóg groter, maar bij ‘groot’ hoeft dat niet zo te zijn. Aha, vandaar dat een stijl zónder al die heel‘s en zeer‘s erin krachtiger is!

Met dat soort inzichten en lessen staat het boek vol. Het is geen makkelijke kost voor schrijvende professionals, maar als je je (heel) grondig wilt verdiepen in stijl, open staat voor een (zeer) genuanceerd en goed onderbouwd betoog over wat ‘goed schrijven’ is, en er niet tegenop ziet om 300 (alles behalve de noten e.d.), 185 (minus dat correctheidsgedeelte) dan wel 125 (minus het ontleden) Engelse pagina’s te lezen, dan raad ik het van harte aan!

 

 

 

Tweeluik goede boeken 1: de sturende kracht van taal

Deze en de volgende post vormen een tweeluik over goede boeken. Niet alleen las ik ze direct achter elkaar en werd ik blij van zo veel moois, ook hebben ze nog met elkaar te maken in de zin dat de schrijver van het Cover boekene boek me het andere boek had aangeraden. Want ik ken de schrijver van het boek van vandaag, en hij mij dus, ik word zelfs bedankt in het voorwoord (graag gedaan), en dat maakt dat ik een licht ‘wij van wc-eend adviseren…’-gevoel krijg, alsof ik reclame maak voor mezelf.

Het is ook nog eens zo dat Ronny Boogaart (want die is het) en ik een wel heel vergelijkbare achtergrond hebben: we komen allebei uit Zeeland (niet dat dat er voor dit boek veel toe doet, al komt Zeeland er wel in voor), we komen uit hetzelfde wetenschappelijke nest (de VU), en Ronny is universitair docent bij de vakgroep in Leiden waar ik wel eens inval om college te geven. Dus ja, nogal wiedes dat ik zijn boek leuk vind: ik deel Ronny’s kijk op taal.

Maar los van dat alles: Een sprinter is een stoptrein zonder wc. De sturende kracht van taal is ook écht leuk. Het is een soort Paulien Cornelisse (nee, dat is helemaal géén familie, ze heeft een -se te veel). voor gevorderden. Daarmee bedoel ik dat het een boek is voor mensen die graag nadenken over hoe taal werkt, die zich wel eens verwonderen over hoe gek we dingen eigenlijk zeggen (dat ‘open op maandag’ betekent dat die kapper ook op andere dagen open is, maar ‘open op woensdag’ juist alleen die dag), die het leuk vindt om daarover te lezen met ook nog eens af en toe een komische noot (ik moest vooral erg lachen om de gedachte dat de regering zou kunnen zeggen dat ze zich níet bezig houdt met smurfen, in het hoofdstuk over ontkenningen).

Boogaarts hoofdstukken zijn langer en zijn analyse gaat wat dieper de taalkunde in dan die van Cornelisse, overigens zonder ingewikkeld te worden. Voor niet-taalkundigen met een beetje goede wil moeten de stukjes prima te volgen zijn (denk ik, maar dat is voor mij lastig in te schatten).

Als je een beetje indruk wilt krijgen van de inhoud: ik postte hier al eerder over de radio-praatjes die Ronny hield over zijn boek. Waar het vooral om gaat, is dat het in communicatie niet gaat om de letterlijke betekenis van je woorden, maar om de sturing die je daarmee geeft aan de gedachten van de ander.  ‘Bijna een miljoen kijkers’ is bijvoorbeeld letterlijk gezien evenveel als ‘Nog geen miljoen kijkers’, maar in de eerste formulering vraag je de ander een positieve conclusie te trekken (‘best veel!’), in de tweede een negatieve (‘hmm, jammer’).

‘Taal is nooit neutraal’ zijn dan ook de eerste woorden op de achterflap, en dat is een hartstikke relevant inzicht, ook voor schrijvende en presenterende professionals. Met alles wat je doet in taal, stuur je. En daar kun je je maar beter bewust van zijn, zodat je je lezer/publiek in de gewenste richting kan sturen. Een stoptrein is een sprinter zonder wc maakt máákt je daarvan bewust.

Daarom: van harte aanbevolen. En je kunt je er sowieso geen buil aan vallen, want het boek kost nog geen tientje! Dat is voor 140 vermakelijke en interessante pagina’s een uitmuntende prijs-kwaliteitverhouding.

 

De ene piramide is de andere niet

Eerder deze week had ik het over de vertaalslag van piramide naar tekst en bepleitte ik een ‘verticale’, inhoudelijke indeling. Nog even een PS nu, want precies dit punt onderscheidt het échte piramideprincipe volgens Minto waarop ik mij baseer zich van enkele alternatieve methoden voor het structureren van tekst die óók piramideprincipe of piramidaal schrijven heten, en soms zelfs ook naar Minto verwijzen. Maar die hebben dan dus één ding niet helder voor ogen, en dat is die verticale vertaalslag (en de daarbij horende hoge eisen aan de logica, want je kunt alleen maar verticaal indelen als de takken van je structuur kloppen, maar dat terzijde).

Die piramides zien er vaak zo uit:Driehoek met horizontale groene strepen

Het idee is dat je een hoofdboodschap formuleert, daar een vraag op hoofdlijnen over stelt, en daarna een verdiepende vraag (en eventueel nog meer), dus bijvoorbeeld eerst ‘wat zijn daar de argumenten voor’ en daarna ‘en hoe kun je die met data onderbouwen’ – maar andere vragen mogen ook, bijvoorbeeld eerst ‘welke maatregelen moeten we daarvoor nemen’ en daarna ‘en hoe ben je daaraan gekomen?’.

De hoofdstukindeling is dan wat ik horizontaal noem: je begint met de inleiding, daarin staat de hoofdboodschap (dat is de overeenkomst met Minto), en vervolgens behandelt elk hoofdstuk een niveau van de piramide, dus een vraag. Dat is echter juist niet wat Minto betoogt. Sowieso moet je bij haar structureren in antwoorden, niet in vragen. Per vertakking stel je één vraag, en daarop geef je een ‘uitwaaierend’ antwoord, waarbij elk deel-antwoord tot dezelfde categorie behoort. Bij een waarom-vraag komen er argumenten als antwoorden op het niveau eronder; bij een hoe-vraag maatregelen of acties. Als je die dan gebruikt voor de hoofdstukindeling, geeft dat één hoofdstuk per argument of maatregel, dus per tak van de structuur.

Nou mag iedereen iets driehoekigs natuurlijk piramideprincipe noemen, en zo’n horizontaal ingedeelde driehoek leidt niet per se tot slechte teksten. Maar als je écht goed wilt structureren en schrijven, dan baseer je je op Minto. En dat is dus geen massieve driehoek, maar een vertakkende structuur, met antwoorden in plaats van vragen in de vakjes, en een inhoudelijke tekstindeling, met één argument of maatregel per hoofdstuk. Dat is zowel goed voor de logica als voor de toegankelijkheid voor de lezer.

Verticaal van piramide naar tekst

Met deze blogpost wil ik een vaker voorkomend misverstand uit de wereld helpen, namelijk over de manier waarop je van een piramide naar tekst gaat. Daar zijn twee opties voor, waarvan er eentje duidelijk lezersvriendelijker is dan de andere.

Stel, je hebt een piramide met onder de hoofdboodschap drie argumenten, elk met wat uitwerking:

Piramide met 3 argumenten

Om van die piramide naar een opbouw van de tekst te komen, heb je in principe twee mogelijkheden. Je kunt hem als het ware horizontaal verdelen, wat leidt tot een hoofdstukindeling per niveau:

Piramide met groene strepen tussen de niveaus

De inhoudsopgave is dan iets als:

Inleiding (met hoofdboodschap)

1. Hoofdlijn/overzicht/samenvatting

1.1. Argument 1

1.2. Argument 2

1.3. Argument 3

2. Details/uitwerking/toelichting

2.1 Argument 1

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.2. Argument 2

2.2.1

2.2.2

2.3. Argument 3

2.3.1

2.3.2

2.3.3

 

De andere mogelijkheid is verticaal verdelen, wat leidt tot een hoofdstukindeling per argument:

Piramide met groene strepen tussen de takken, dus verticaal

De bijbehorende inhoudsopgave:

Inleiding met hoofdboodschap

1. Argument 1

1.1 Onderbouwing

1.2

1.3

2. Argument 2

2.1

2.3

3. Argument 3

3.1

3.2

3.3

De voorkeursindeling is de tweede, dus die met de verticale strepen, leidend tot een hoofdstukindeling per tak van de structuur, dus hier per argument. Deze indeling heeft de volgende voordelen:

  • Je ziet het in één oogopslag aan de twee inhoudsopgaven: de hoofdstukindeling is meer recht-toe-recht-aan, met minder niveaus, en als je naar de tekst zou kijken dus ook minder in hoeven leiden en terug hoeven grijpen. De tekst is dan ook korter, met minder herhaling, en overzichtelijker.
  • De lezer heeft inhoudelijk alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Stel dat een lezer alleen interesse heeft in argument 2, dan hoeft-ie alleen hoofdstuk 2 te lezen. Een lezer met globale interesse in alles, leest van alles het begin, want overal staat de hoofdboodschap voorop en treedt de tekst gaandeweg meer in detail. Zo komt de verticale indeling dus alle lezers tegemoet.
  • De hoofdstukindeling is inhoudelijk. Dat heeft twee voordelen: alleen zo leest de inhoudsopgave als een mini-samenvatting, en alleen zo heeft de lezer meteen inzicht in het verband tussen de hoofdstukken. De relatie tussen ‘hoofdlijn/overzicht’ en ‘toelichting/details’ is een heel generieke. In zulke rapporten tref ik bijvoorbeeld wel eens een overgangszin aan als ‘In het volgende hoofdstuk gaan we nader in op wat we hiervoor hebben gezien’. ‘Nader ingaan op’ is een wel heel vaag verband tussen de hoofdstukken, veel vager dan: ‘Dit was het eerste argument, in het volgende hoofdstuk komt het tweede’. Je kunt dit ook verwoorden als: alleen zo komt de logica van de piramide rechtstreeks tot uitdrukking in de structuur van de tekst.

Belangrijkste aan het maken van de piramide is dat je de logica van je verhaal doordenkt. Hoe je de tekst dan vormgeeft, is een aparte keuze. Er is daarbij wel een duidelijke voorkeur: doe het verticaal. Omwille van je lezer.

Drie keer niks

Ik kreeg gister een e-mail-nieuwsbrief van NS Internationaal. In de eerste blik erop lees ik alleen dit:

Wij houden u graag op de hoogte.
Een paar keer per jaar delen wij nieuws dat voor u als reiziger van belang kan zijn. Zo blijft u goed geïnformeerd.

Komisch: daar staat drie keer niks. Tenminste, bij dat ‘wij houden u graag op de hoogte’ denk ik ‘o’, en de volgende twee zinnen voegen niks toe. En dan klik ik al weg.

Het is alsof de krant als kop zou hebben: ‘Wij brengen u vandaag het belangrijkste nieuws. Elke dag vertellen we u wat er is gebeurd in de wereld. Zo blijft u op de hoogte’. Maar dan weet je dus nog steeds niet wat dat nieuws is.

Moraal van dit verhaal: wil je vluchtige, ongeduldige lezer ter wille zijn, kom dan veel sneller ter zake!

 

Beginnen kan smaller dan je denkt

Ik had de afgelopen tijd een paar ervaringen met een beginzin die volgens mij vaker voorkomen. Altijd lastig, beginnen. De truc is: gewoon doorschrijven en ‘m later verbeteren.

Ik ben bezig met een artikel over zakelijk schrijven. In de eerste, handgeschreven versie begon ik met ‘In onze kenniseconomie moeten professionals veel lezen voor hun werk’. Ik wist meteen dat dat ‘m niet was, met dat moeten erin, en van die kenniseconomie kreeg ik ook een beetje jeuk.

Bij het overtypen, 2e versie dus, maakte ik ervan ‘In wat wel onze kenniseconomie genoemd wordt, besteden professionals veel tijd aan lezen’. Dat was hem nog niet, en dat zal hem vooral in die kenniseconomie. Ik wilde daar wat afstand van nemen, want het is zo’n algemene, abstracte term (als ik om me heen kijk, zie ik nergens ‘kenniseconomie’) die ook nog eens niet voor iedereen opgaat (de groenteboer bijvoorbeeld). Maar door afstand te nemen in de formulering, legde ik er alleen maar meer nadruk op, alsof er een verhandeling over het begrip zou volgen.

Het artikel vergde nogal wat schaafwerk, en ergens in al dat geschaaf zag ik het ineens: weg met die kenniseconomie! De begin zin is nu: ‘Veel werkende mensen besteden een groot deel van hun werktijd aan lezen’. Prima, dat was ‘m. Nog een boel versies later is daar niets meer aan veranderd.

Die kenniseconomie, die sloop erin vanwege een neiging om net iets te breed, globaal, algemeen te willen beginnen, met een algemene uitspraak over het tijdsgewricht of de maatschappij. Veel beginzinnen vind ik daarom clichématig (‘We bevinden ons in een tijd waarin verandering aan de orde van de dag is’) of ronken, bijvoorbeeld (bron):

We bevinden ons in een cruciaal tijdsgewricht waarin een oude en een nieuwe wereld tegenover elkaar staan, elk met eigen belangen.

Oja joh? Dat zegt vooral iets over het wereldbeeld van de schrijver, net zoals mijn ‘in wat wel de kenniseconomie genoemd wordt’.

Een ander te breed begin is te ver terug gaan in de geschiedenis: ‘Er was een tijd dat de informatiehoeveelheid nog niet zo groot was’. Ik noem dat wel eens de ‘In den beginne’-inleiding, of de ‘Adam en Eva’-inleiding.

Wat een inleiding moet doen, is de lezer focussen op de kern van de tekst. Niet minder, maar zeker ook niet meer dan dat. Die eerste zinnen moeten daartoe net genoeg doen om die kern te kunnen plaatsen. En dat is vaak minder dan de schrijver nodig heeft om op te kunnen starten.

Want dat is het: ik moest als schrijver zelf even op gang komen. Dat is prima. Kom op gang, schrijf de tekst, en keer later terug naar het begin. Kan dat wat sneller ter zake wellicht? Dat lukt met een ‘smaller’ begin. Daar heeft de lezer baat bij.

Nog een keer de sturende kracht van taal

Ik val een beetje in herhaling, maarre… hij blijft leuk: Ronny Boogaart was nóg een keer op de radio over zijn boek Een stoptrein is een sprinter zonder wc. Dit keer bij De Taalstaat. Met leuke fragmenten: ‘pannenkoek’ als scheldwoord voor Marco van Basten, een stukje van Mike Boddé en een paar bijzondere lijdende vormen, die voor mij extra leuk zijn (want op die vorm promoveerde ik ooit).

Ik heb het boek inmiddels zelf in huis, daarover later meer.

 

Schrijven om jezelf te dwingen te denken

In de NRC van vorige week zaterdag (de 21e) stond een mooie column van Martijn Katan onder de titel ‘Stiekem ben ik een docent’. Hij schrijft over schrijven: eerst over dat van journalisten, later in vergelijking met wetenschappers zoals hij zelf ook is. Die zijn altijd geneigd om slagen om de arm te houden, daar waar journalisten de essentie eruit pikken. Veel wetenschappelijk proza is daardoor ‘in tienduizend moeilijke woorden niets zeggen’.

Zijn eigen doel bij zijn wetenschappelijk werk en in zijn schrijven is daarom ‘niet essentiële verschillen weglaten zodat de essentiële overeenkomsten overblijven en ik natuurwetten kunnen worden vastgelegd’. Oftewel, voor wat betreft schrijven: beslissen wat er weg kan en wat niet.

En dan komt de slotalinea die ik prachtig vind én uitermate herkenbaar:

Mijn columns moeten leuk zijn om te lezen, maar net als een goede journalist wil ik meer dan u vermaken, ik wil u iets laten zien, iets uitleggen, iets leren. En tijdens die moeizame pogingen om dat voor u op te schrijven groeit mijn eigen inzicht. Zo leer ik zelf nog het meest van mijn stukjes. Ik schrijf dus in de krant om mezelf te dwingen een onderwerp te doordenken, als sport dus, en een beetje uit ijdelheid. Maar stiekem hoop ik toch dat u er iets van leert.

 

Creativiteit

Vandaag verwijs ik graag weer eens naar Jan Schultinks weblog, vooral naar een mooie post over de rol van creativiteit bij het maken van Powerpointdecks. Eén ding daarin had ik me nog niet eerder gerealiseerd, maar ik herken het meteen: dat afstand nemen zorgt dat de details wat naar de achtergrond zakken en de essentie duidelijker wordt. Ik heb in elk geval zelf de ervaring dat de hoofdboodschap soms zomaar verschijnt als ik, bijvoorbeeld, een stukje fiets of hardloop, huishoudelijke klusjes doe, of onder de douche sta. Dat verschijnsel kende ik dus al, maar ik had me niet eerder gerealiseerd dat dat mede komt door het ‘vervagen’ van de details.