Adviesrapporten. Niemand vindt ze leuk.

Als trouwe lezers van dit weblog kijken jullie vast niet regelmatig op de homepage van deze site. Welnu, die heb ik een paar dagen geleden aangepast: ingekort, waarbij ik me heb laten inspireren door de ‘pitch‘ die ik een tijdje geleden had bedacht bij de Tekstnet-intervisie. Dit is ‘m:

Adviesrapporten. Niemand vindt ze leuk. De schrijvers niet, want adviseurs zijn liever met de inhoud bezig. En ik heb nog nooit een lezer horen zeggen: joepie, vanavond lekker een dik rapport doornemen!
Ik ben er voor beide partijen:
  • Voor de schrijvers door hen te ondersteunen bij het schrijven.
  • Voor de lezers doordat ik bij die ondersteuning steeds hun belang verdedig.
Want als adviseur schrijf je voor je lezer – zodat die jouw mooie inhoud kan ontdekken. Ik kan je leren hoe je dat het beste doet.
 
Ik hoor graag wat jullie ervan vinden!

Carrousel van overtuigende teksten

Afgelopen donderdag was het laatste college over overtuigende teksten (draad). De studenten hadden als opdracht daarvoor om een tekst te schrijven waarin ze stelling namen over hoe je het beste een overtuigende tekst schrijft, en in die tekst dat ook te laten zien, dus te ‘practicen’ wat ze ‘preachten’. Dus stel dat je stelling is ‘een overtuigende tekst moet humor bevatten’, dan moest die tekst zelf ook proberen te overtuigen met humor.

Ik had zelf ook meegedaan, ik vond het wel leuk om mijn eigen standpunt onder woorden te brengen. Voor wie dat wil lezen: de duimen omhoog voor je tekst. Ik heb in de tekst zelf ook geprobeerd zowel de centrale als de perifere verwerkers te bereiken, door standpunt en voordelen te expliciteren (centraal) en door met een aantal vuistregels te spelen: mijn eigen autoriteit (zo gebruik ik die Dr.-titel weer eens), andere deskundigen noemen (onderzoek), een beroemdheid opvoeren, de macht van het getal, positieve associaties en herkenning oproepen. Ik vond dat wel leuk om te doen, al is de tekst er wel wat lang en ‘heavy’ van geworden, maar voor de doelgroep van studenten van dit vak moet dat wel te doen zijn geweest, lijkt me.

Met de teksten hebben we een ‘carrousel’ gedaan: de teksten gingen rond en iedereen leverde feedback, steeds op een andere tekst (degenen die wel eens met eigen teksten met mij gewerkt hebben kennen ‘m misschien wel, ik doe het vaker zo). De leestijd was afwisselend kort (30 seconden) en lang (een paar minuten), waarmee we perifere en centrale verwerking simuleerden, nog eens versterkt doordat bij de lange ronde de aandacht ook echt naar de kwaliteit van de argumenten moest gaan.

Ik vond het zelf leuk om te merken dat het echt anders is, 30 seconden of een paar minuten. In korte tijd kijk ik inderdaad vluchtig naar de tekst en dan ben ik onder de indruk of niet. Onder de indruk ben ik dan bijvoorbeeld van een grote beroemdheid (ergens kwam Martin Luther King voor) of van een ultrakort en scherp betoog, of van een leuk of interessant plaatje. Als ik langer de tijd heb, ga ik kritischer kijken naar klopt dit wel, is dit wel waar, geloof ik het wel, geldt het voor mij? En dat ‘voelt’ heel anders, is duidelijk een andere manier van lezen.

Wat ik ook leuk vond, was dat ik bij bijna alle standpunten dacht: ja, daar zit wat in. De studenten hadden als belangrijke ‘overtuigers’:

  • Zorg dat je de lezer niet met ‘poespas’ afleidt van de inhoud
  • Gebruik veel argumenten (meer-argument-vuistregel)
  • Hanteer vuistregels
  • Zorg ervoor dat de tekst kort en bondig is
  • Schrijf beeldend
  • Benadruk wenselijke dingen (schoonheid, gezondheid)
  • Gebruik krachtige woorden (zwak niet af)
  • Gebruik de probleem-oplossingsstructuur
  • Trek aandacht, maak je lezer nieuwsgierig.

Mij valt daaraan wel op dat die dingen vooral gericht zijn op perifere verwerking, of op perifere of centrale, maar niet zozeer bij uitstek op centrale verwerking, behalve misschien de ‘wenselijke dingen’, dat is een aspect van argumentatie. Ook de uitwerkingen, de teksten zelf dus, doen het over het algemeen wat mij betreft beter bij perifere dan centrale verwerking. Maar dat is okee – lezers komen niet zo vaak toe aan centrale verwerking.

Ik vond het een leuke afsluiter, die carrousel, en de studenten ook. De colleges zitten erop, ik ben nu heel benieuwd naar de eindwerkstukken!

 

Leiding geven aan schrijvende professionals

Een paar weken geleden heb ik met succes een nieuwe dienst uitgeprobeerd: een workshop ‘Leiding geven aan schrijvende professionals’. Die heeft twee doelen:

  • Het verbeteren van de relatie tussen manager en schrijver. Ik heb in de loop van mijn jaren als trainer en coach van schrijvende professionals nogal wat verhalen gehoord waaruit ik concludeer dat dat de moeite waard is. Ik hoor die verhalen vooral van één kant, en dan bijvoorbeeld in de vorm van: ‘mijn baas stuurt me op deze training omdat hij/zij vindt dat ik niet goed schrijf, maar wat ik ook doe, het is toch nooit goed / maar verandert zelf constant van mening over wat er met de tekst moet / maar geeft veel te onduidelijke opdrachten / maar wil vooral de eigen zin doordrijven / enzovoort’. Een relatie is iets wat van twee kanten komt, en ik probeer in zo’n geval altijd de schrijver te ‘empoweren’ en aan te zetten tot, bijvoorbeeld, het stellen van goede vragen. deze workshop legt de aandacht aan de kant van de leidinggevenden. Hoe geef je eigenlijk goede feedback aan een schrijvende professional, hoe begeleid je een schrijfproces? 
  • Het verbeteren van de schrijfcultuur in een organisatie. Dat gaat dus verder dan de relatie tussen één manager en diens schrijvende professional(s), het gaat om de organisatie als geheel. Het meest voorkomende organisatiebrede schrijfprobleem dat ik tegenkom is dat er een te grote afstand is tussen de opdrachtgevers en de schrijvers. De opdrachtgever roept een vage opdracht, de schrijver gaat alleen aan de slag en beide hopen dat dat schrijven tot een perfect eindproduct zal leiden. Dat is bijna nooit zo (voorbeeld). Een ander soms diepgeworteld probleem is een sfeer van wantrouwen: de schrijvers zijn meer bezig met het overtuigen van en het zich verantwoorden tegenover hun baas dan met het gezamenlijke belang dat ze dienen. Dat zijn allemaal zaken die niet snel of makkelijk te verantwoorden zijn, maar waar je met goede wil wel aan kunt werken.

Belangrijkste inzicht dat ik leidinggevenden wil meegeven is dat hun rol afhangt van de fase in het schrijfproces. Ruwweg kun je drie van die fasen onderscheiden:

  • Voorbereiding, leidend tot de opzet van de structuur (bouwplan, piramide) van de tekst. In deze fase is de rol van de leidinggevende die van meedenker. Wat is precies doel, publiek, randvoorwaarden, welke vraag beantwoordt de tekst, welke hoofdboodschap is dus geschikt, hoe zit de structuur verder in elkaar? Dat is dus niet echt feedback, maar samenwerken op deze punten.
  • Uitschrijven, leidend tot de eerste versie van de tekst. Op de eerste versie kan de leidinggevende twee soorten feedback leveren: precieze feedback op de inhoud (de inhoud moet op de goede plek staan) en globale feedback van redactionele aard (‘als je de tekst verder gaat afwerken, houd er dan rekening mee dat je zinnen nogal lang zijn’).
  • Afwerken, leidend tot het eindproduct. Nu is het tijd voor redactioneel detailcommentaar op formuleringen, vormgeving en correctheid.

In elke fase is het goed als de leidinggevende onderscheid maakt tussen feedback die gericht is op het eindproduct en die gericht is op coaching, het verder ontwikkelen van de vaardigheden van deze schrijver. Die laatste fase bijvoorbeeld: in geval van nood kan de leidinggevende de tekst overnemen van de schrijver om hem te corrigeren, zodat er een goed afgewerkte tekst naar de lezer gaat. De schrijver leert daar echter niets van. Het is één van de manieren van werken die tot frustratie leidt; expliciet zijn over het wat wanneer en waarom van het overnemen van de tekst kan daartegen helpen.

De workshop is 2 à 2,5 uur lang, en altijd aangepast aan de organisatie. Ik heb hem ontwikkeld op verzoek van een opdrachtgever, daar met succes gegeven – en hij is nu dus ook beschikbaar voor anderen.

Het was alweer even geleden: de links!

Hoogste tijd voor de oogst aan links van de afgelopen tijd. Dat blijkt wel, want ik begin maar met eentje die al wat verouderd lijkt, al blijft de strekking ervan relevant: collega Jeanine Mies sprak in februari op BNR Radio over hoe de ‘Stem op een vrouw’-campagne beter met ‘magneetwoorden’ geformuleerd had kunnen worden, en ze schreef er ook op haar blog over.

Hier is de rest:

  • Een leuke én goede blogpost op Tekstnet over bloggen – ik vind ‘m inhoudelijk goed, maar de vergelijking met De Dijk maakt ‘m ook nog eens hartstikke leuk.
  • Ook leuk geschreven en inhoudelijk goed: blogpost over waarom je op school niet voorbereid wordt op het echt schrijfwerk. In het Engels. I could not agree more!
  • Aardige maar wel een beetje schoolse test van de Taalwinkel om je sterke en zwakke kanten als schrijver op te sporen.
  • Een blogpost op Neerlandistiek.nl over formuleringen als ‘ik merk dat ik boos word’. Marc van Oostendorp legt daar vanuit de taalkunde iets uit wat ik vanuit een therapeutenopleiding wel eens had gehoord: dat zoiets zeggen betekent dat je je zit te beheersen (retroflectie, in de Gestalttherapie).
  • De disclaimer is een nogal ondergeschoven genre, maar in deze blog van Kiezel Communicatie staan adviezen ervoor.
  • Deze voorbeelden van ambtelijk taalgebruik (of meer in het algemeen: formele schrijftaal) vind ik inderdaad ook afkeurenswaardig (blog van Schrijfvis).
  • Een blog op Dekrachtvancontent van een student van mij van vorig jaar in Utrecht, Annemarie Cleijpool, over waarom het zo moeilijk is voor organisaties om helder te schrijven (voor degenen die net als ik een beetje jeuk krijgen van B1: lees het genuanceerde verhaal daarover waarnaar die blogpost verwijst).

En dan was het weblog van Jan Schultink ook weer de moeite waard de afgelopen  tijd – ik verwijs vaker naar Slidemagic (it’s easy to create business presentations) . Een paar voorbeelden: over de indruk die de lange lijst van client-logo’s maakt (niet zo’n grote), de levensduur van een presentatie die je vaker gebruikt (beperkt), de ontwikkeling van presentatie-ontwerp door de jaren heen, samenwerken aan een presentatie in een druk café (niet doen), verschillende visies van presentatie-ontwerpers (moraal: kies er één en blijf daarbij), en de balans tussen ingewikkeld en simpel. En dat is nog niet eens alles! Ik vind de posts leerzaam en herkenbaar – en als ik herken wat hij schrijft, vind ik dat hij het goed uitdrukt. Bovendien is het blog visueel prachtig!  

Dit alles met dank weer aan Twitter.

 

Handvat(t)en

Vorige week beweerde ik in een training iets wat ik even heb gecheckt: dat handvatten tegenwoordig vaker verkeerd geschreven wordt, als handvaten, dan goed. Nou, dat zag ik te somber, om twee redenen:

  • Handvatten is wel degelijk frequenter dan handvaten, als ik Google mag geloven. Het scheelt zelfs meer dan een factor twee.
  • Handvaten is niet meer fout! Dat was nog niet tot me doorgedrongen. Het Groene Boekje geeft sinds de nieuwste editie beide meervouden, en goede taaladviessites sluiten zich daarbij aan. Hooguit krijgt handvatten als oudste vorm de voorkeur. Mooi voorbeeld van hoe iets goed wordt als maar genoeg mensen ’t fout doen.

Goed, en nu ga ik dus proberen op te houden me aan handvaten te ergeren (;

 

 

 

Oogbewegingen en (on)begrip

Als ik in Leiden college geef, ga ik graag naar de lezingen die die vakgroep organiseert. Gister was er weer zo’n ‘taalbeheersingslezing’, van Pim Mak. Het was een nogal methodologisch verhaal dat ging over oogbewegingen en taalverwerking.

Ik had verwacht dat het zou gaan over oogbewegingen tijdens het lezen van tekst, en hoe die wat zouden zeggen over het begrijpen van die tekst, maar dat kwam eigenlijk alleen in de inleiding aan de orde. Toen ging het erover dat je door het meten van ‘fixaties’ een beeld krijgt van de woorden die extra tijd kosten om te verwerken. Die duiden dan mogelijk op een probleem in de tekst. Voorbeelden daarvan waren zinnen waarin want staat terwijl omdat meer op zijn plek zou zijn, en omgekeerd. Het verschil tussen die twee woorden is nogal subtiel en sommige talen maken het niet, maar Nederlandse ogen haperen toch echt als ze zijn omgewisseld.

Waar het echter het meest van de tijd over ging, waren oogbewegingen die gestuurd werden door taal. Het ging vooral om kinderen die twee plaatjes voorgelegd krijgen van, zeg, een ei en een toren. Op het moment dat iemand dan bijvoorbeeld zegt ‘en toen verscheen de hoge…’ gaan de ogen al naar toren. Zo zeggen oogbewegingen ook iets over het begrijpen van taal.

Dat effect werkt ook bij van die subtiele onderscheiden in de kleine woordjes. Het meest uitgewerkte voorbeeld ging over twee soorten en in het Russisch dat het Nederlands niet maakt, en dan zie je de oogjes van Russische kindjes daar inderdaad op reageren, maar van tweetalige kinderen (Russisch-Nederlands) niet, en van kinderen met een taalstoornis ook niet.

Nouja, dat is leuk om te weten en interessant om te horen, maar wel erg ver weg van de praktijk van lezen en schrijven in organisaties!

Een vervende roker

Als ik op dit weblog een post zou maken voor elke spelfout die ik tegenkwam, zou ik een dagtaak hebben en zou dit een saai blog zijn. En ik vind spelling eigenlijk helemaal niet zo interessant, als piepklein onderdeel van schrijven. Maar deze week zag ik een fout die ik grappig genoeg vind om over te schrijven. Het was in Transition, het blad van de NTB, in een column van Jeroen Boot over de mateloosheid en neiging tot verslaving van triatleten (p. 012):

Anderzijds, drink je graag, vaak en veel, ben je een vervend roker of anderszins verslavingsgevoelig? Dan ben je in feite al in het bezig van een paar van de belangrijkste eigenschappen om te excelleren in deze sport en kan triathlon juist echt iets voor jou zijn!

Vervend roker? Ja, het zóu kunnen. Maar ik denk toch echt dat het fervent moet zijn! Desalniettemin zit de vervende roker nu als beeld in m’n hoofd – in triathlonpakje nogalliefst!

Enne, nu ik toch zout op slakjes leg: een paar van de belangrijkste eigenschappen? Als ik goed lees, is het er maar één: verslavingsgevoeligheid. En dat vind ik eigenlijk een interessantere fout…

 

Populisten en overtuigen

Afgelopen vrijdag was het Bevrijdingsdag, en ging het college over overtuigende teksten (draad) dus niet door. Het is sowieso nog maar één keer, op 18 mei: het semester zit er bijna op. Neemt niet weg dat de studenten achter de schermen aan het werk zijn, met peer review van elkaars herschreven teksten, en dat ook ik nog wel mee bezig ben.

Zo viel me dit weekend in een column van Bas Heijne in de NRC op dat hij daar aan de stelt (vast niet als enige overigens) wat bij ons ook uit het lezersonderzoek naar voren was gekomen: dat de heftigheid van Wilders’ retoriek en van die van andere radicale populisten alleen nog maar voor eigen parochie pleit. Heijne citeert Le Monde naar aanleiding van het optreden van Marine le Pen in diens slotdebat vorige week:

Wie voor haar is, zal op haar stemmen, maar de zwevende kiezers niet.

In termen van de theorie over overtuigende teksten bevinden zwevende kiezers zich in het non-commitmentgebied, of, iets preciezer: bij sommige zwevende kiezers valt in principe het gedachtegoed van Le Pen in hun non-commitmentgebied, maar door er zo ‘met gestrekt been’ in te gaan (schrijft Heijne), bereikt ze die niet.

Dat non-commitmentgebied, dat is waar een overtuigende tekst zich op moet richten. Immers, iemand met al een heel sterke overtuiging voor of tegen iets, die kun je met een tekst niet van gedachten veranderen. Maar mensen die het nog niet zo zeker weten, die kun je wellicht net dat duwtje geven.

Uit het lezersonderzoek dat één duo studenten (Willemijn en Leonie) deden naar een tekst van Wilders bleek precies hetzelfde: als je niet al heel erg pro-PVV bent, vind je zo’n tekst alleen maar afstotelijk. En dat zit hem dus ook in tekstkeuzes. In kleine dingen ook: het woord ons bijvoorbeeld. Dat komt nogal veel voor in de tekst: de hoofdkop is ‘Nederland weer van ons’, de subkoppen respectievelijk: ‘onze vrijheid’, ‘onze zorg’, ‘onze grenzen’, ‘onze veiligheid’ en ‘ons geld’. Lezers ergeren zich daaraan, het is wij-zij-uitsluiterig, en wie is die wij eigenlijk?

Maar het zit hem natuurlijk ook in waar het de vorige keer over ging, in wat Lubach in één keer onder de aandacht bracht in de vorm #hoedan: het klinkt allemaal leuk, maar als je er echt kritisch naar gaat kijken, zijn de voorgespiegelde voordelen zowel onwaarschijnlijk als onwenselijk (want niet grondwettelijk bijvoorbeeld).

Het ‘gestrekte been’ is inmiddels een beproefde communicatiestrategie, maar wellicht niet degene met wie je de meest winst boekt. Over Marine le Pen schrijft Heijne nog: ze wist afgelopen week al dat ze ging verliezen. Dan gaat het niet meer om stemmen werven, maar om je profileren, om het verschil met de winnaar zo duidelijk mogelijk te maken. Dan is het misschien wel degelijk tactisch geweest.

Hoe lezers argumentatie evalueren

Afgelopen vrijdag hebben we op het college Tekstontwerp en Persuasieonderzoek (draad)  gekeken naar hoe de lezers in de pre-tests reageerden op de tekst. Bijzonder onderwerp was  hoe lezers kritische vragen formuleren over de argumentatie in de tekst. Eerder hadden we aan de orde gehad dat teksten die gericht zijn op gedragsverandering argumenteren op basis van voordelen, en dat je die voordelen kunt evalueren op hun wenselijkheid en op  de waarschijnlijkheid dat ze optreden als gevolg van het gedrag (zie eerdere post daarover).

Nou is er natuurlijk geen enkele lezer die zegt: ‘ik twijfel aan de waarschijnlijkheid van het optreden van dit voordeel en daarom ben ik niet overtuigd’. Lezers gebruiken andere termen. Om dat te illustreren zocht ik nog de ochtend voor het college naar een goed voorbeeld. Hoera, de dagelijkse omgeving wemelt van de persuasieve teksten, en zo kon ik op weg naar het college deze foto maken op station Schiedam Centrum:

Stel, ik was proefpersoon in een pre-test van deze poster, en ik mocht er open op reageren (dus zonder voorgekookte vragen). Dan zou ik zeggen:

  • “Gratis CD van Guus Meeuwis??? Alsof ik daarop zit te wachten…” Daarmee trek ik dus de wenselijkheid van het voordeel van kopen bij het Kruidvat (de beoogde gedragsverandering) in twijfel. Ik hoef die CD niet, dus op dit punt is de argumentatie niet overtuigend.
  • “Bij aankoop van 1 of 2 deelnemende actieproducten – welke dan, dat staat er niet? Vast net niet wat ik nodig heb.” Daarmee trek ik de waarschijnlijkheid van het optreden van het voordeel in twijfel. Zo van: dan ga ik naar het Kruidvat maar die actie geldt alleen bij heel suffe producten, dus dan koop ik wat maar dan krijg ik nóg geen CD van Guus Meeuwis (gesteld dat ik ‘m wel zou willen hebben). Ook niet bepaald overtuigend. Of misschien vooral: niet volledig. Op zo’n poster kun je lastig een lijst met actieproducten kwijt, maar iets meer zou wel kunnen. Het plaatje van de CD kan best kleiner. Of doe iets met ‘veelgebruikte’ of ‘dagelijkse’ producten ofzoiets.

Met andere woorden: lezers in een pretest reageren daadwerkelijk op de argumentatie en zijn daar kritisch op – maar je moet dan wel goed naar ze luisteren!

Lezers zien echt andere dingen

Afgelopen vrijdag hebben de studenten in het college over overtuigende teksten (draad) geoefend met het afnemen van een pre-test. Ze ervoeren zelf wat mij ook weer opviel: dat het leuk is om met andere lezers te praten over een tekst. Leuk én nuttig, want andere lezers zien echt andere dingen dan jij, ook al heb je nog zo grondig studie gemaakt van de tekst.

De methode voor pretesten die we gebruiken is de plus-min-methode. Lezers zetten dan tijdens het lezen plusjes en minnetjes in de tekst bij passages die positief of negatief opvallen, en naderhand stelt de onderzoeker daar open vragen over. Je krijgt zo idealiter een goed gesprek over de tekst en over de leeservaring van deze ene lezer.

De lezers in deze pre-tests lijken nog eens meer op elkaar dan ‘echte’ lezers, want het zijn allemaal studenten van hetzelfde vak, en ze hadden elkaars teksten ook al wel eens eerder gezien, dus ze waren niet meer onbevooroordeeld. Desalniettemin waren er toch wel tegengestelde leeservaringen, naast een heleboel gelijksoortige – voor zover ik gehoord heb, ik heb hier en daar meegeluisterd.

Wat het mij opnieuw leert, en wat ik heel vaak zeg:

  • Leg altijd alle belangrijke teksten aan minstens één ander iemand voor. Een buitenstaander ziet écht andere dingen dan jij!
  • Houd voor ogen dat lezers verschillen. Wat de een okee vindt, daar ergert een ander zich aan. De kunst van goed schrijven is door die verschillen heen schipperen. Gister kwam daar nog een voorbeeld van ter sprake bij een training die ik gaf: moet een rapport een inhoudsopgave hebben? Nou, van mij als lezer hoeft dat niet per se, ik sla die meestal over. Maar andere lezers doe je er wel een plezier mee. En daarom moet er dus inderdaad wél een inhoudsopgave in een langer rapport. Omdat je een deel van de lezers ermee behaagt, en anderen kunnen ‘m makkelijk overslaan.