Het piramideprincipe-college van deze week viel in twee delen uiteen. Eerst hebben we gezamenlijk een definitie van adviseren gegeven. Dit is ‘m, opgedeeld in bouwstenen en met de minder essentiële onderdelen tussen haakjes:

– (Gevraagd of ongevraagd)
– Welgemeend
– Een bepaald vraagstuk of probleem van de geadviseerde oplossen
– De oplossing te beargumenteren/onderbouwen op basis van (vak-)kennis
– Met de bedoeling de geadviseerde vooruit te helpen/te sturen (waarbij de adviseur kennis die de geadviseerde ontbeert aanvult)
– Zonder dat de adviseur de geadviseerde kan dwingen.

Een goed begrip van adviseren is nodig om te kunnen begrijpen en omschrijven waarom het piramideprincipe er zo goed bij aansluit. Dat zit hem vooral in drie elementen:

• het vooruit helpen/sturen van de geadviseerde  (dat doe je óók door lezergericht te schrijven)
• het beargumenteren/onderbouwen op basis van kennis (zo bouw je de piramide immers op, en dat is dus niet voor niets)
• het gericht zijn op oplossingen (de ideale piramide bevat actiegerichte boodschappen).

Voor het tweede gedeelte van het college had ik een stapel van 16 boeken meegenomen, voor elke student één. Het waren allemaal handboeken die gaan over zakelijk schrijven in het algemeen of het schrijven van adviesrapporten in het bijzonder. Een overzicht staat hieronder. Samen geven deze boeken geen volledig, maar wel een representatief beeld van hoe er zoal in Nederland over adviesrapporten geschreven wordt.

De vraag was: raden deze boeken ook het piramideprincipe aan? De studenten hebben snel elk van hun eigen boek gekeken welk advies erin gegeven wordt voor de structuur van adviesrapporten. Dat was niet eens altijd even makkelijk te vinden, wat frappant is, want ook voor een handboek (net zoals voor een adviesrapport) zou volgens mij moeten gelden dat een lezer gauw antwoord moet kunnen krijgen op een redelijke vraag. De vraag ‘hoe structureer ik een adviesrapport?’ is volgens mij voor elk van de 16 boeken een redelijke en relevante.

Voor slechts twee van de 16 boeken kon de vraag ‘komt het advies overeen met het piramideprincipe?’ met ‘ja’ beantwoord worden. Die twee boeken, Stukken beter schrijven en Rapporteren, zijn geschreven door mensen die ik persoonlijk ken en met wie ik samengewerkt heb (De Geus en Braas); de twee boeken verwijzen dan ook naar mijn boek Adviseren met perspectief en dat is geen toeval. Dus zou je de indruk kunnen krijgen dat ik de enige pleitbezorger ben van piramidaal schrijven in Nederland. Dat is niet helemaal zo, want er zijn veel meer partijen die trainingen piramideschrijven en aanverwanten aanbieden.

Eén zo’n partij is trainingsbureau Vergouwen Overduin. Enkele medewerkers daarvan hebben ook handboeken geschreven die schatplichtig zijn aan het piramideprincipe en bij onze inventarisatie in de categorie ‘deels overeenkomstig met het piramideprincipe’ vielen. VO is echter veel minder eenduidig dan ik in het promoten van het piramideprincipe. In een recensie van Adviseren met perspectief (in 2002 in Tekstblad verschenen) vonden VO’s Elsbeth Teeling en Michiel Boswinkel mij dan ook te stellig in mijn enthousiasme over bijvoorbeeld het voorop zetten van de hoofdboodschap. Nog los van het gegeven dat ik inderdaad sta voor wat ik promoot en er veel argumenten voor kan aandragen, is stelligheid volgens mij wat schrijvende professionals willen van hun schrijfadviseurs: ze hebben graag eenduidige adviezen. Ik kom hier waarschijnlijk volgende week op terug, want dan bespreken we op het college deze recensie – dan staat wat kritischere literatuur centraal namelijk.

Hoe dan ook, ik verkondig wel een minderheidsstandpunt in de schrijfadviesliteratuur. Dat komt denk ik vooral door de kracht van de traditie van de traditionele, methodologische structuur, die je vrijwel overal ziet: in rapporten, maar dus ook in handboeken. Bovendien heb ik bij veel van de handboeken de indruk dat ze te globaal en algemeen zijn, en dus onvoldoende aansluiten bij de specifieke praktijk van adviseren. Ik vraag me dan wel eens af, zeker als het handboek uit de hoek van het onderwijs of wetenschap komt: hebben die mensen ooit wel eens gezien hoe bijvoorbeeld een manager een adviesrapport leest? Weten ze wat diens belangen zijn? Weten ze eigenlijk wel wat een adviseur doet – wat adviseren is, en hoe anders dat is dan schrijven in wetenschap of onderwijs?

En zo sloten de twee delen van het college toch op elkaar aan. Ik denk dat je, om iemand echt vooruit te helpen en echt te kunnen sturen, in diens huid moet kruipen. Dat geldt voor alle adviseurs, altijd en overal. En dus ook voor schrijfadviseurs.

De boeken (auteur – titel)

Berg, van den – Leesbaar en doeltreffend schrijven
Boswinkel & Jaspers – Overtuigen op één A4
Braas & Van Couwelaar – Rapporteren
Grubben & Vriends – Professioneel schrijven
Hogeweg – Een goed rapport
Horst, ter – Rapporteren in de hulp- en dienstverlening
Houët & Teeling – Overtuigende advies- en beleidsrapporten
Jansen (e.a.)  – Professioneel communiceren
Janssen (red.) (e.a.) – Zakelijke Communicatie deel 1.
Jaspers & Van Weeren Braaksma – Professionals & Schrijfwerk
Loomans & De Geus – Stukken beter schrijven
Overduin – Rapporteren
Ruck – Overtuigen op papier
Spek, van der – Schrijven met perspectief
Steehouder (e.a.) – Leren communiceren
Westen, van der – Goed geschreven

Gister heb ik in de pauze van het college over het piramideprincipe heel snel een heleboel adviesrapporten bekeken. De studenten hadden er namelijk allemaal één meegenomen die ze gaan analyseren en vervolgens ‘piramidaal’ herschrijven. Het was gelukkig iedereen gelukt een echt adviesrapport te vinden. Dat moet ook niet zo moeilijk zijn natuurlijk: er wordt ontzettend veel geadviseerd, en in iedere organisatie moeten talloze adviesrapporten te vinden zijn. Stageplekken, bijbanen en ouders bleken een bron, en enkele studenten hadden zelf al iets ontvangen (studiekeuze-advies bijvoorbeeld) of geschreven.

Ik heb snel naar alle rapporten gekeken, vooral om te zien of ik het wel echt ‘adviesrapporten’ vond, en vooral of het niet te veel ‘beleidsrapport’ was, want dat is een ander genre en aan de verschillen wil ik in het college geen aandacht besteden (we hebben al genoeg te doen). Ik heb alle rapporten goedgekeurd, maar me wel verbaasd over wat ik zag. Geen enkel rapport was al piramidaal. Dat verbaast me niet, of nouja: het had me ook niet verbaasd als het er één of twee waren geweest. Maar ik weet natuurlijk wel dat er over het algemeen ‘anders’ geschreven wordt.

Wat ik vooral ken, is de methodologische opbouw: inleiding – vraagstelling – methode van onderzoek – bevindingen – evaluatie – conclusie – adviezen (of iets soortgelijks). Dat is het type rapport dat veel lezers meteen doet doorbladeren naar de laatste pagina, want daar staat waar het werkelijk om gaat. Die rapporten zaten er gister zeker ook tussen. Wat me verbaasde, was dat er óók een boel rapporten tussen zaten, misschien in totaal wel de helft, waarbij de structuur nog een heel andere was. Ik heb niet heel precies geïnventariseerd, dit is een indruk:

• Een stuk of drie rapporten hadden wel een hoofdstuk of paragraaf die ‘conclusie’ of ‘advies’ heet, maar die stond dan noch vooraan, noch achteraan, maar ergens, tsja, in het midden ofzoiets. Het was dan bijvoorbeeld het derde hoofdstuk van vijf, en in één geval was het paragraaf 2.8 terwijl er daarna nog een hoofdstuk 3 volgde zonder conclusie dat er inhoudelijk toch echt wel bij leek te horen. Als lezer weet je in zo’n geval tenminste nog wel een beetje waar je het belangrijkste kunt verwachten, maar ik vraag me wel af wat de logica is van zo’n opbouw. Mij lijkt het niet bepaald te veel gevraagd dat een lezer bij een snelle blik op de inhoudsopgave of de tussenkoppen moet kunnen begrijpen hoe een rapport in elkaar zit.
• Net zo veel rapporten hadden niet eens een zichtbaar, herkenbaar onderdeel ‘conclusie’ of ‘advies’. Dat wil dus zeggen dat je als lezer eigenlijk helemaal niet weet waar je moet zoeken naar het voor jou belangrijkste. Eigenlijk waren deze rapporten bijna helemaal ongestructureerd. De informatie was weliswaar in een bepaalde volgorde gezet, maar er was verder weinig mee gedaan. In één geval vond ik het echt bijna alleen maar de onderzoeksresultaten (tabellen, tekeningen) met een nietje erdoorheen. Waar dat aardig bij aansloot, was wat we net in het college besproken hadden: dat structureren méér is dan alleen maar bij elkaar zetten wat bij elkaar hoort.
• Dan waren er nog een paar rapporten met een heel andere structuur, bijvoorbeeld heel erg gefragmenteerd, met per pagina drie paragrafen met elk eerst een stukje inleidende tekst en daaronder het kopje ‘advies’. Zo’n rapport bevat dan, zeg, 20 adviesjes. De rode draad is dan niet zichtbaar, maar misschien is hij er wel en wordt hij duidelijk tijdens het lezen, dat kon ik zo snel niet beoordelen (en ik vrees dat het tamelijk los zand zal blijven).

Ik was dus niet bepaald onder de indruk van de kwaliteit van deze rapporten. Dat betekent dat ze voor het college zeer geschikt zijn, dus daar was ik wel blij mee. In veel gevallen zal helemaal herschrijven niet gaan lukken: de studenten niet, maar mij ook niet. Als er niet een begin van een verhaallijn is, is het gissen en ontbreekt het ons aan vakkennis om de data te kunnen interpreteren. Je kunt dan als tekstadviseur niet meer doen dan wat aanwijzingen geven.

Ik ben alleen wel bang dat dit stapeltje veel representatiever is voor hoe er gemiddeld in de Nederlandse advieswereld geschreven wordt dan wat ik in mijn werk onder ogen krijg. Immers, ik werk alleen maar met adviseurs die al ‘bewust onbekwaam‘ zijn. Ze realiseren zich niet alleen dat er op het gebied van hun schrijfvaardigheid nog iets te verbeteren valt, maar willen daar bovendien in investeren. Dat zijn niet de slechtste schrijvers…

Gister was het eerste college over het piramideprincipe. Er waren vijftien studenten, dat is een mooi aantal om mee te gaan werken, lijkt me. Ongeveer de helft van de tijd ging op aan een inhoudelijke en praktische introductie. Voor het inhoudelijke deel heb ik verteld over mijn leeservaring als opdrachtgever met een niet-piramidaal adviesrapport, die ik ook op dit weblog al eens beschreven had. In het praktische gedeelte bespraken we de aanpak. In grote lijnen komt die erop neer dat de studenten de eerste weken bezig zullen zijn met het onder de knie krijgen van het piramideprincipe, door erover te lezen, oefeningen te doen en een echt adviesrapport te herschrijven. Daarna is het de bedoeling om het aan kritisch onderzoek te onderwerpen.

De andere helft bestond uit kennismaking, en ik heb de studenten gevraagd daarvoor hun eerste piramide te tekenen, dus zich voor te stellen met een zelf gekozen hoofdboodschap met beknopte onderbouwing. Ik heb het zelf voorgedaan door als hoofdboodschap te kiezen ‘ik heb ook nog andere interesses dan het piramideprincipe’ – dat leek me nodig, omdat de studenten in de eerste weken allemaal dingen van mij moeten lezen (er is in het Nederlandse taalgebied bij mijn weten door niemand anders over het piramideprincipe gepubliceerd), en dan kan ik me zo voorstellen dat ze zouden gaan denken ‘tsjonge, doet die Cornelis ooit nog iets anders dan het piramideprincipe?’ Nou, ja dus! Ik heb mijn hoofdboodschap onderbouwd met lezen, reizen, fietsen en andere sport – niet helemaal MECE, maar dat is niet zo erg voor zo’n begin.

Daarna de studenten, en dat ging goed. Twee dingen zijn altijd lastig:

• De onderbouwing mag maar één vraag beantwoorden, en dus niet ‘wie ben je, wat doe je voor werk, wat studeer je en waarom?’ Dat leidt weliswaar tot een verhaaltje over jezelf dat volgt op de hoofdboodschap (‘ik ben <naam>’), maar de structuur is dan onvoldoende ‘strak’. Dat betekent dus dat je over je piramide best even moet nadenken. 
• Een hoofdboodschap is een boodschap en geen vraag. Dat sluipt er heel makkelijk in. Onder ‘Waarom heb ik voor deze studie gekozen?’ kun je immers ook een paar redenen kwijt, en dat lijkt op een piramide. Maar die heeft dan geen hoofdbooschap. De hoofdboodschap is in dat geval je reden, samengebald in één zin, bijvoorbeeld: ‘Mij leek CIW het allerleukste om te gaan studeren’. Dat lijkt zo een pietluttig verschil, maar in wat lastigere teksten is het belangrijk.

Na het voorstelrondje vroeg ik hoe de kennismaking met het piramideprincipe was bevallen. Eén student merkte op dat het eigenlijk niet zo gek was, niet zo anders dan bijvoorbeeld journalistieke teksten, waarbij je ook met het belangrijkste moet beginnen. Ik was verrast, want ik hoor van de schrijvende professionals die ik train altijd het omgekeerde: dat het raar is, moeilijk, onwennig, anders. Maar natuurlijk is het zo dat het idee van ‘hoofdboodschap voorop’, of meer in het algemeen, ‘belangrijkste eerst’, uit de journalistiek is afgekeken: daar vervullen kop en lead die rol en heet het het principe van oprolbaarheid. Deze studenten kennen dat; mijn schrijvende professionals zijn, soms al heel lang, gewend geraakt aan de methodologische opbouw met de conclusie en de adviezen aan het eind.

Toch denk ik wel: ook die schrijvende professionals lezen de krant – me dunkt dat ze in hun leven meer nieuwsberichten hebben gelezen dan adviesrapporten. Als ik zeg ‘denk maar aan de krant als ideaalmodel voor een structuur die efficiënt lezen  mogelijk maakt’, begrijpen ze allemaal meteen wat ik bedoel. Waarom is ‘hoofdboodschap voorop’ dan zo onwennig voor ze? Omdat het niet past bij onderzoek doen? Heeft het misschien te maken met die huiver voor het ‘tweede beroep’ die ik eerder deze week beschreef? Misschien is dat iets om te gaan onderzoeken!