Klantvriendelijk e-mailen?

Ik stuurde laatst per mail een verzoek aan een commerciële organisatie, het betrof iets pietepeuterigs administratiefs routineus. Eerst kreeg ik de obligate ‘u ontvangt binnen 5 werkdagen een reactie van ons’, wat me tegenviel, want ik had het eerder geregeld willen hebben en mij leek het voor hen hooguit een paar minuutjes werk.

Op de valreep van die vijf werkdagen kreeg ik een reactie: ze hadden nog meer informatie van me nodig om  het verzoek in te willigen. Informatie die ze in hun eigen administratie zó hadden kunnen vinden. Vond ik dus niet zo klantgericht. Ik was ondertussen een paar dagen weg en kon het dingetje eerst zelf niet opzoeken, dus zo duurde en duurde het maar, dat lullige kleine regelklusje. Uiteindelijk thuis gedaan, maar toen moest ik weer vijf werkdagen wachten. Paar minuten werk, 15 dagen later…

Maar dan de tekst. Die bevatte al van die stijve formuleringen:

Naar aanleiding van uw bericht kunnen wij u informeren dat wij u graag X toe willen sturen. Hiervoor dienen wij echter eerst van u te vernemen voor welke Y u deze wenst te ontvangen.

En direct daaronder, onderaan het mailtje dus, stond:

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Wanneer u nog vragen heeft, dan horen wij dit graag door middel van een reply op deze e-mail.

En toen sprong ik uit mijn vel. Houd toch eens op met die clichés alsjeblieft!

Die slotzinnen zullen wel automatisch gegenereerd worden onder elk mailtje, maar dat werkt niet. Klantvriendelijkheid is maatwerk, en de moderne schrijftaalnormen zijn veel persoonlijker dan dit.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.