Een trainingsbureau maakt deze week reclame op Radio 1 voor hun trainingen schriftelijke communicatie. Het spotje valt me op omdat het begint met een zin waar ik het in trainingen ook vaak over heb: ‘Naar aanleiding van uw schrijven d.d. … deel ik u mede dat…..’, oftewel de traditionele beginzin van veel zakenbrieven: stijf, formeel en clichématig. Als je een béétje swingend en dynamisch bedrijf of persoon bent, moet dat anders, en daar kun je dan dus een training in volgen. Helaas horen we in de reclame niet welke oplossing je daar kunt leren. Zal ik hem dan maar geven?

De ‘quick win’ is om de schrijftaalwoorden uit de zin te vervangen door vlottere. Je krijgt dan iets als ‘Naar aanleiding van uw brief van … deel ik u mee dat’. Dat is een verbetering, maar wel heel beperkt. Je blijft zitten met de omslachtige voorzetselconstructie naar aanleiding van en met ‘deel ik u mee dat’, wat een nogal hiërarchische, afstandelijke relatie uitdrukt: de ‘ik’ van de schrijver staat centraal en de lezer moet maar braaf afwachten wat die mee te delen heeft.

Een lezergerichtere oplossing is om in de eerste zin aan te sluiten bij iets gemeenschappelijks wat eerder heeft plaatsgevonden. Je mag daar rustig die hele eerste zin voor gebruiken, want dat schept een moment van herkenning en rust, zodat de lezer op gang kan komen. De formuleertruck voor zo’n zin is hem laten starten met een plaats- en/of tijdsbepaling, gevolgd door de aanleiding van de brief, en dat alles in gewone, makkelijke woorden. Vaak is die aanleiding gelegen in het voorafgaande contact, en daar kun je dan bij aansluiten: of ‘In uw brief (plaats) van 17 maart (tijd) vroeg u of…’ of ‘Vorige week spraken wij elkaar over…’, enzovoort. Als er niet zo duidelijk een gezamenlijk aanknopingspunt is, kun je het algemener maken: ‘De laatste jaren (tijd) is het in de zakelijke dienstverlening (plaats) gebruikelijk geworden dat…’ Voorwaarde is dan wel dat je iets omschrijft wat de lezer meteen herkent.

Voordeel van zo beginnen is dat je de lezer herkenning biedt: ‘oja, dat is waar ook, daar sluit dit bij aan’. Je maakt bovendien met het verwoorden van wat je in het eerdere contact van de lezer hebt gehoord duidelijk dat je oog hebt voor zijn/haar belang. Het verwoorden van dat belang is echter wel het lastige punt bij het schrijven: zo’n beginzin kost wat moeite. Over ‘Naar aanleiding van uw schrijven d.d. … deel ik u mede dat…’  hoef je alleen op de puntjes iets in te vullen en na ‘dat’ kun je meteen met je eigen inhoud komen. Een goede beginzin vraagt om nadenken over wat je met de lezer gemeenschappelijk hebt, en dus in je inleven. Mocht je daarop vastlopen, begin dan eerst ergens anders in de tekst en schrijf de beginzin later.

En hoe zit het met snel ter zake komen? Een inleidende zin die alleen maar aanknoopt bij iets voorafgaands, iets wat bekend is voor de lezer, voegt niet meteen iets nieuws toe, dat klopt. Dat geeft niet: rustig op gang komen is juist prettig. Een brief is een communicatievorm, net als bijvoorbeeld een gesprek. Daarbij schud je ook eerst handen en maak je een informeel praatje, voordat je ter zake komt. De beginzin van een brief doet iets soortgelijks: eerst contact maken – vandaar ook liefst makkelijke, gewone woorden. De hoofdboodschap van de brief volgt gauw: in de tweede of derde zin.

Vaak schrijft het van aanleiding via vraag naar antwoord makkelijk achter elkaar door, zeker in een adviessituatie. De rest van de brief kan er dan ook meteen achteraan: die vormt een uitwerking of onderbouwing van het antwoord. Bijvoorbeeld: ‘In ons gesprek van vorige week woensdag vroeg u wat voor uw nieuwe onderneming de meest geschikte rechtsvorm is. Uit onze bestudering van uw gegevens is gebleken dat de eenmanszaak het meest voor u in aanmerking komt. In deze brief vindt u de onderbouwing van dat advies’ of (brief van een bedrijfsarts) ‘Vanochtend sprak ik op uw verzoek uw medewerker X voor een consult. De belangrijkste conclusie uit dat gesprek is dat hij voorlopig arbeidsongeschikt is. (volgt uitwerking van die conclusie)’.

Als je vaak dezelfde soort brieven schrijft, zul je merken dat die nieuwe beginzinnen ook een beetje clichématig worden: ‘vanochtend/vanmiddag/gister sprak ik al dan niet op uw verzoek medewerker X, Y of Z voor een consult’ of ‘In uw brief/ons gesprek van  vroeg u [ vraag ]. Welnu, het antwoord daarop is [ hoofdboodschap ].’ Heb je dan niet gewoon een nieuw cliché geschapen? Ja, en dat is helemaal niet zo erg. Clichés helpen je als schrijver bij het op gang komen en ze bieden de lezer een vertrouwd, rustig begin van de tekst. Dat beginnen met ‘naar aanleiding van uw schrijven’ clichématig is, is niet het grootste probleem. Belangrijker is dat dat cliché stijf, onpersoonlijk en schrijvergericht is. Daar een vlot, persoonlijk en lezergericht cliché tegenover stellen is winst voor de lezer zonder een al te grote extra inspanning voor de schrijver.

Het moet niet zo zijn dat je je als schrijvende professional bij elke beginzin van elke brief het hoofd moet breken: alweer met iets origineels en creatiefs op de proppen komen. Spaar je originaliteit en creativiteit maar voor de inhoud. Een clichématige opening maakt dat je daar genoeg schrijfenergie voor overhoudt. Kies dan alleen wel het goede cliché…